In dit artikel schreven we eerder al over de mogelijkheden die verenigingen hebben als het gaat om het organiseren van de Algemene Ledenvergadering in tijden van corona. Door de corona spoedwet is het mogelijk om de ledenvergadering digitaal plaats te laten vinden, ook als dit nog niet is opgenomen in de statuten. Maar hoe organiseer je zo’n vergadering nu op een praktische manier? We geven een aantal tips.
In dit artikel schreven we eerder al over de mogelijkheden die verenigingen hebben als het gaat om het organiseren van de Algemene Ledenvergadering in tijden van corona. Door de corona spoedwet is het mogelijk om de ledenvergadering digitaal plaats te laten vinden, ook als dit nog niet is opgenomen in de statuten. Maar hoe organiseer je zo’n vergadering nu op een praktische manier? We geven een aantal tips.
Bedenk vooraf welke techniek je wilt gebruiken om online te vergaderen. Het is zeker aan te raden binnen de vereniging rond te vragen welke leden ervaring hebben met online vergaderen. Deze leden kunnen je helpen met het organiseren van de digitale ALV én hebben wellicht al toegang tot één van de vergadertools. Heb je nog helemaal geen idee? We geven een aantal opties:
Net zoals bij een fysieke ALV verstuur je een uitnodiging naar de leden. Hierin vermeld je wanneer en op welke elektronische wijze jullie vergaderen. Geef daarbij ook aan waarom de vergadering op elektronische wijze wordt georganiseerd. Het is verstandig om de leden de mogelijkheid te geven om bezwaar te maken: 'Indien u tegen deze wijze van vergaderen bezwaar heeft vernemen wij dat graag, onder vermelding van de redenen, van u.' Indien er bezwaren komen, ga dan na of het gaat om veel personen en/of aan de bezwaren tegemoet kan worden gekomen, bijvoorbeeld het machtigen van een ander lid (als de statuten dit toelaat).
Houd voor het verzenden van de agenda en vergaderstukken de termijnen aan zoals zijn opgenomen in statuten en/of huishoudelijk reglement. Vermeld duidelijk over welke onderwerpen er gestemd dient te worden. Geef tevens aan dat leden tot uiterlijk 72 uur voor de vergadering vragen kunnen indienen over de stukken.
Vraag leden zich vooraf aan te melden voor de ledenvergadering. Dit kan door een simpele aanmelding via de e-mail. Een online formulier kan ook een uitkomst zijn, zo heb je direct alle aanmeldingen in een mooi overzicht. De website van je vereniging biedt wellicht de mogelijkheid voor een online formulier, anders is bijvoorbeeld Google Forms een prima oplossing. Vraag in het formulier naar bijvoorbeeld geboortedatum en/of lidnummer om de identiteit van het lid bevestigen. De vergaderlink verzend je een aantal dagen voor de ledenvergadering naar alle aangemelde leden.
Zoals de spoedwet aangeeft, hebben leden tot 72 uur voor de vergadering de mogelijkheid om vragen in te dienen. Je kan er voor kiezen om in het aanmeldformulier ruimte te laten om vragen in te dienen. Op deze manier heb je ook alle vragen in een handig overzicht en kan je als bestuur alvast (concept)antwoorden formuleren. Alle ingediende vragen dienen voorafgaand of tijdens de ALV gecommuniceerd te worden met de leden.
Stemmen vooraf ophalen
Om te voorkomen dat er tijdens de vergadering zelf stemmen moeten worden geteld, is het mogelijk om vooraf stemmen op te halen. Dit kan pas nadat de leden vragen hebben ingediend en het bestuur deze vragen heeft beantwoord. Vooraf stemmen ophalen is extra handig als er verschil zit in de waarde van stemmen (bijvoorbeeld door machtigingen en/of beperkte stemgerechtigdheid van minderjarige leden). Een online formulier is ook op dit moment een handige oplossing, zorg dan wederom dat je de identiteit van een lid kunt bevestigen.
Stemmen tijdens de vergadering
Het blijft ook mogelijk om tijdens de vergadering te stemmen. We adviseren om hiervoor de chatfunctie van de gekozen tool te gebruiken. Deelnemers kunnen per stemming aangeven of zij voor of tegen zijn of hun stem onthouden (afhankelijk van de statuten/huishoudelijk). De chatfunctie geeft vaak de mogelijkheid om dit nog terug te lezen, dat maakt het wel zo makkelijk als er veel geteld moet worden.
Complexe besluitstukken
Staan er complexe besluitstukken op de agenda waar bijvoorbeeld anonieme stemming voor gewenst is? Denk dan goed na of het handig is om dit in de digitale ALV te behandelen, of dat deze stemming wellicht doorgeschoven kan worden naar de eerstvolgende ALV. Let op: er moet op z’n minst gestemd worden voor het decharge van het bestuur en de jaarrekening.
Moet er toch anoniem gestemd worden? De chatfunctie van Zoom heeft de mogelijkheid om berichten te sturen naar één ontvanger. Zo kan, bijvoorbeeld de secretaris, de stemming bijhouden. Bekijk voor meer informatie over de anonieme stemming ook eens ‘stap 4’ uit dit artikel.
Zorg dat je vooraf de digitale omgeving test met een klein gezelschap. Kent iedereen zijn rol? En weet iedereen hoe de tool werkt? Kom je nog onduidelijkheden tegen tijdens de test, dan is er nog tijd om hierop te anticiperen.
Het is handig om iemand, die geen bestuursfunctie heeft, de digitale kant van de vergadering te laten leiden. Deze ‘moderator’ is iemand die microfoons van mensen aan en uit kan zetten om hen het woord te geven, vragen in de chat in de gaten houdt en na elk vergaderpunt vragen voorlegt aan het bestuur. Het bestuur kan zich dan richten op de taak die zij normaal ook heeft tijdens de ALV. De voorzitter doet zijn zegje, de secretaris notuleert, et cetera.
Informeer de aanwezige leden bij aanvang van de vergadering over de ‘spelregels’: afspraken waardoor de vergadering digitaal vlot verloopt. Denk dan bijvoorbeeld aan:
Alle bekende vergadertools bieden de optie om een scherm te delen. Op deze manier kun je een presentatie tonen op het scherm van alle deelnemers.
De meeste vergadertools bieden de mogelijkheid om de vergadering op te nemen. Het is altijd handig om nog de mogelijkheid te hebben om iets terug te kijken! Geef vooraf óf bij aanvang van de vergadering aan of je de vergadering opneemt en met welk doel je dit doet.
Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen? Raadpleeg dan dit stappenplan van NOC*NSF. Voor overige vragen staan wij uiteraard voor je klaar! Team verenigingsondersteuning is te bereiken via verenigingen@ntfu.nl of 0318 – 581300.
De stemmen van de gemeenteraadsverkiezingen zijn geteld. De nieuwe raadsleden gaan 30 maart aan de slag. Ook het raadslid sport en recreatie. Een mooi moment om hem/haar een felicitatiemail te sturen met de nieuwe (of blijvende) functie plus een uitnodiging voor het werkbezoek aan jullie mountainbikeroute. Daarmee breng je meteen je route onder de aandacht bij het raadslid.
Elke vereniging wil dat nieuwe leden zich direct thuis voelen op de club. Een club die hier in slaagt, zorgt voor een goede basis. Tevreden leden pakken bijvoorbeeld sneller vrijwilligerstaken op. Door nieuwe leden te verwelkomen, behoud je hen langer voor de club. Maar hoe kun je dit het beste doen? We geven 6 tips.
Na een succesvolle samenwerking, hebben de NTFU en Cyql de overeenkomst met nog eens drie jaar verlengd. Verenigingen die bij de NTFU zijn aangesloten maken daarom ook de komende drie jaar kosteloos gebruik van de Cyql-app.
Nederland beschikt sinds een paar dagen over drie geheel vernieuwde en gerenoveerde MTB-routes: recent werden in Netersel (Brabant), Marum (Groningen) en Anloo (Drenthe) de herboren trails feestelijk geopend. De drie gerenoveerde routes zijn het resultaat van de eerste inzet van het
De NTFU wil dat mountainbikers over mooie en veilige routes rijden. De bond helpt daarom trailcrews die de tracks aanleggen. Ruim 30 van die crews kwamen naar de landelijke Traildag. Doel: leren van elkaar hoe je routes nóg beter aanlegt en onderhoudt.
Wielersportbond NTFU start een juridisch fonds: een financieel vangnet voor vrijwilligers die moeten knokken voor de fietssport en daarvoor juridische kosten moeten maken.
De NTFU, Koninklijke Wandel Bond Nederland (KWBN) en NOC*NSF roepen gemeentebesturen op de loketten te openen, het gesprek met organisatoren aan te gaan en toertochten weer mogelijk te maken. Dat naar aanleiding van signalen dat het organisatoren niet altijd lukt toestemming van de gemeente te krijgen. Om zoveel als mogelijk gemeenten te bereiken, verspreidt Vereniging Sport en Gemeenten (VSG) de oproep onder alle gemeenten.
Tochtorganisaties werden begin 2025 geconfronteerd met een onverwachte kostenpost bij Brabants Landschap: 10 procent bijdrage per deelnemer. De NTFU vindt dat zo’n bijdrage in verhouding moet staan tot het gebruik. Ook wil de wielersportbond dat de regels duidelijker worden. Het liefst ziet de NTFU dat terreineigenaren samen afspraken maken over de deelnemersbijdrage.
We fietsen niet alleen méér, we doen dat ook op steeds meer verschillende soorten fietsen. Denk aan elektrische fietsen, hybride fietsen, speed pedelecs, racefietsen en gravelbikes. Dat is positief, maar het zorgt ook voor overlast en onveilige situaties. Veel fietspaden zijn niet berekend op de toenemende drukte en snelheidsverschillen. De overheid kan daar wat aan doen. Om ze daar op te wijzen, heeft Koepelorganisatie Fietsplatform met de NTFU, ANWB en Fietsersbond tien verbeterpunten naar alle Provincies gestuurd.
Elk seizoen melden zich enthousiaste beginnende fietsers bij ATV Ruiten Drie. Zowel in het voor- als najaar kan de vereniging rekenen op twee volle groepen Start2Bike-deelnemers, wat op haar beurt weer zorgt voor een continue aanwas van nieuwe leden.