In dit artikel schreven we eerder al over de mogelijkheden die verenigingen hebben als het gaat om het organiseren van de Algemene Ledenvergadering in tijden van corona. Door de corona spoedwet is het mogelijk om de ledenvergadering digitaal plaats te laten vinden, ook als dit nog niet is opgenomen in de statuten. Maar hoe organiseer je zo’n vergadering nu op een praktische manier? We geven een aantal tips.
In dit artikel schreven we eerder al over de mogelijkheden die verenigingen hebben als het gaat om het organiseren van de Algemene Ledenvergadering in tijden van corona. Door de corona spoedwet is het mogelijk om de ledenvergadering digitaal plaats te laten vinden, ook als dit nog niet is opgenomen in de statuten. Maar hoe organiseer je zo’n vergadering nu op een praktische manier? We geven een aantal tips.
Bedenk vooraf welke techniek je wilt gebruiken om online te vergaderen. Het is zeker aan te raden binnen de vereniging rond te vragen welke leden ervaring hebben met online vergaderen. Deze leden kunnen je helpen met het organiseren van de digitale ALV én hebben wellicht al toegang tot één van de vergadertools. Heb je nog helemaal geen idee? We geven een aantal opties:
Net zoals bij een fysieke ALV verstuur je een uitnodiging naar de leden. Hierin vermeld je wanneer en op welke elektronische wijze jullie vergaderen. Geef daarbij ook aan waarom de vergadering op elektronische wijze wordt georganiseerd. Het is verstandig om de leden de mogelijkheid te geven om bezwaar te maken: 'Indien u tegen deze wijze van vergaderen bezwaar heeft vernemen wij dat graag, onder vermelding van de redenen, van u.' Indien er bezwaren komen, ga dan na of het gaat om veel personen en/of aan de bezwaren tegemoet kan worden gekomen, bijvoorbeeld het machtigen van een ander lid (als de statuten dit toelaat).
Houd voor het verzenden van de agenda en vergaderstukken de termijnen aan zoals zijn opgenomen in statuten en/of huishoudelijk reglement. Vermeld duidelijk over welke onderwerpen er gestemd dient te worden. Geef tevens aan dat leden tot uiterlijk 72 uur voor de vergadering vragen kunnen indienen over de stukken.
Vraag leden zich vooraf aan te melden voor de ledenvergadering. Dit kan door een simpele aanmelding via de e-mail. Een online formulier kan ook een uitkomst zijn, zo heb je direct alle aanmeldingen in een mooi overzicht. De website van je vereniging biedt wellicht de mogelijkheid voor een online formulier, anders is bijvoorbeeld Google Forms een prima oplossing. Vraag in het formulier naar bijvoorbeeld geboortedatum en/of lidnummer om de identiteit van het lid bevestigen. De vergaderlink verzend je een aantal dagen voor de ledenvergadering naar alle aangemelde leden.
Zoals de spoedwet aangeeft, hebben leden tot 72 uur voor de vergadering de mogelijkheid om vragen in te dienen. Je kan er voor kiezen om in het aanmeldformulier ruimte te laten om vragen in te dienen. Op deze manier heb je ook alle vragen in een handig overzicht en kan je als bestuur alvast (concept)antwoorden formuleren. Alle ingediende vragen dienen voorafgaand of tijdens de ALV gecommuniceerd te worden met de leden.
Stemmen vooraf ophalen
Om te voorkomen dat er tijdens de vergadering zelf stemmen moeten worden geteld, is het mogelijk om vooraf stemmen op te halen. Dit kan pas nadat de leden vragen hebben ingediend en het bestuur deze vragen heeft beantwoord. Vooraf stemmen ophalen is extra handig als er verschil zit in de waarde van stemmen (bijvoorbeeld door machtigingen en/of beperkte stemgerechtigdheid van minderjarige leden). Een online formulier is ook op dit moment een handige oplossing, zorg dan wederom dat je de identiteit van een lid kunt bevestigen.
Stemmen tijdens de vergadering
Het blijft ook mogelijk om tijdens de vergadering te stemmen. We adviseren om hiervoor de chatfunctie van de gekozen tool te gebruiken. Deelnemers kunnen per stemming aangeven of zij voor of tegen zijn of hun stem onthouden (afhankelijk van de statuten/huishoudelijk). De chatfunctie geeft vaak de mogelijkheid om dit nog terug te lezen, dat maakt het wel zo makkelijk als er veel geteld moet worden.
Complexe besluitstukken
Staan er complexe besluitstukken op de agenda waar bijvoorbeeld anonieme stemming voor gewenst is? Denk dan goed na of het handig is om dit in de digitale ALV te behandelen, of dat deze stemming wellicht doorgeschoven kan worden naar de eerstvolgende ALV. Let op: er moet op z’n minst gestemd worden voor het decharge van het bestuur en de jaarrekening.
Moet er toch anoniem gestemd worden? De chatfunctie van Zoom heeft de mogelijkheid om berichten te sturen naar één ontvanger. Zo kan, bijvoorbeeld de secretaris, de stemming bijhouden. Bekijk voor meer informatie over de anonieme stemming ook eens ‘stap 4’ uit dit artikel.
Zorg dat je vooraf de digitale omgeving test met een klein gezelschap. Kent iedereen zijn rol? En weet iedereen hoe de tool werkt? Kom je nog onduidelijkheden tegen tijdens de test, dan is er nog tijd om hierop te anticiperen.
Het is handig om iemand, die geen bestuursfunctie heeft, de digitale kant van de vergadering te laten leiden. Deze ‘moderator’ is iemand die microfoons van mensen aan en uit kan zetten om hen het woord te geven, vragen in de chat in de gaten houdt en na elk vergaderpunt vragen voorlegt aan het bestuur. Het bestuur kan zich dan richten op de taak die zij normaal ook heeft tijdens de ALV. De voorzitter doet zijn zegje, de secretaris notuleert, et cetera.
Informeer de aanwezige leden bij aanvang van de vergadering over de ‘spelregels’: afspraken waardoor de vergadering digitaal vlot verloopt. Denk dan bijvoorbeeld aan:
Alle bekende vergadertools bieden de optie om een scherm te delen. Op deze manier kun je een presentatie tonen op het scherm van alle deelnemers.
De meeste vergadertools bieden de mogelijkheid om de vergadering op te nemen. Het is altijd handig om nog de mogelijkheid te hebben om iets terug te kijken! Geef vooraf óf bij aanvang van de vergadering aan of je de vergadering opneemt en met welk doel je dit doet.
Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen? Raadpleeg dan dit stappenplan van NOC*NSF. Voor overige vragen staan wij uiteraard voor je klaar! Team verenigingsondersteuning is te bereiken via verenigingen@ntfu.nl of 0318 – 581300.
Vorig jaar startte de Vledderse race- en mountainbikeclub FietsZe met de aanleg van een 55 km lange mountainbikeroute rondom het Drentse dorp. Nu staat deze route onder druk. Gelukkig is voorzitter Pieter Bosma strijdbaar: “Wij geven niet op.”
Goed nieuws voor iedereen die wel eens met de fiets op de trein stapt, bijvoorbeeld tijdens een bikepacking trip of naar de start van een toertocht of mountainbikeroute. Er komt dit jaar geen vervolg op de pilot voor het verplicht reserveren van de fiets in de trein.
Op zoek naar een nieuwe mountainbike-uitdaging? Je hoeft niet ver te kijken, want dankzij financiële steun uit het NTFU Bosch eBike Systems Trailfund krijgen vier mountainbikeroutes een upgrade. Het gaat om de routes Alphen, Zoetermeer, Zeewolde en Sibculo.
Wielrennen, mountainbiken of gravelbiken is gezond. Maar de ongevallencijfers laten ook een keerzijde zien. Als het misgaat, is het letsel vaak ernstig. De NTFU, KNWU en het kenniscentrum letselpreventie VeiligheidNL gaan daarom samenwerken om fietsongevallen te voorkomen.
Dit weekend lijkt het mooi fietsweer te worden. Veel mensen pakken dan de fiets. Bij de Alliantie Samen Fietsen grijpen ze daarom de lente aan om fietsers en andere weggebruikers op te roepen rekening met elkaar te houden: “Fiets vriendelijk, dan gebruikt iedereen het fietspad veilig en met plezier.”
De NTFU wil dat mountainbikers over mooie en veilige routes rijden. De bond helpt daarom trailcrews die de tracks aanleggen. Ruim 30 van die crews kwamen naar de landelijke Traildag. Doel: leren van elkaar hoe je routes nóg beter aanlegt en onderhoudt.
Driekwart van de fietsers vindt het onveilig op de dijk. Vooral door te hard rijden en te krap inhalend gemotoriseerd verkeer en als het druk is op mooie dagen. Dat komt naar voren uit onderzoek van ANWB, Fietsersbond, Fietsplatform, NTFU en VVN.
Organiseer je binnenkort een tocht? Sinds dit jaar zijn alle fietsen in jouw fietsenstalling verzekerd voor diefstal, een mooie service voor je deelnemers! Lees hier hoe je een fietsenstalling kunt faciliteren en aan welke voorwaarden deze moet voldoen.
De vijfde ronde van het NTFU Bosch eBike Systems Trailfund gaat naar drie trailcrews die materiaal nodig hebben om de mountainbikeroutes te onderhouden. Het gaat om zand om kuilen te dichten en hout om wallrides en vlonders te vernieuwen.
Door een enorme berg zand dreigen de fietspaden in de Noord-Hollandse duinen te verdwijnen. Tussen Bergen en Schoorl en de strandopgang Kattendel bij Bloemendaal ploeg je al door het zand. Fietsersbond, NTFU, Fietsplatform en ANWB luiden de noodklok.