6x praktische tips voor het organiseren van een digitale ALV

In dit artikel schreven we eerder al over de mogelijkheden die verenigingen hebben als het gaat om het organiseren van de Algemene Ledenvergadering in tijden van corona. Door de corona spoedwet is het mogelijk om de ledenvergadering digitaal plaats te laten vinden, ook als dit nog niet is opgenomen in de statuten. Maar hoe organiseer je zo’n vergadering nu op een praktische manier? We geven een aantal tips.

In dit artikel schreven we eerder al over de mogelijkheden die verenigingen hebben als het gaat om het organiseren van de Algemene Ledenvergadering in tijden van corona. Door de corona spoedwet is het mogelijk om de ledenvergadering digitaal plaats te laten vinden, ook als dit nog niet is opgenomen in de statuten. Maar hoe organiseer je zo’n vergadering nu op een praktische manier? We geven een aantal tips.

1.    Vergadertool kiezen

Bedenk vooraf welke techniek je wilt gebruiken om online te vergaderen. Het is zeker aan te raden binnen de vereniging rond te vragen welke leden ervaring hebben met online vergaderen. Deze leden kunnen je helpen met het organiseren van de digitale ALV én hebben wellicht al toegang tot één van de vergadertools. Heb je nog helemaal geen idee? We geven een aantal opties:

  1. Microsoft Teams is een gebruiksvriendelijke tool die door veel bedrijven wordt gebruikt. Met een gratis account kun je een vergadering van maximaal 60 minuten plannen. Als een van je leden toegang heeft tot een betaald account, dan is Teams een prima optie voor de ALV.  
  2. Ook Zoom is een veelgebruikte en gebruiksvriendelijke tool voor online vergaderingen. De maximum vergaderduur bij gratis accounts bij Zoom is slechts 40 minuten. Ook voor Zoom geldt dus; bekijk of een van je leden een betaald account heeft dat kan worden ingezet. 
  3. Met Google Hangouts/Meet kun je tot en met 28 juni 2021 gratis vergaderingen van onbeperkte duur plannen. Er kunnen 100 mensen deelnemen. Verwacht je meer mensen? Dan is het mogelijk dit voor ongeveer 8 euro per maand op te waarderen naar 150 deelnemers. 

2.    Uitnodigen

Net zoals bij een fysieke ALV verstuur je een uitnodiging naar de leden. Hierin vermeld je wanneer en op welke elektronische wijze jullie vergaderen. Geef daarbij ook aan waarom de vergadering op elektronische wijze wordt georganiseerd. Het is verstandig om de leden de mogelijkheid te geven om bezwaar te maken: 'Indien u tegen deze wijze van vergaderen bezwaar heeft vernemen wij dat graag, onder vermelding van de redenen, van u.' Indien er bezwaren komen, ga dan na of het gaat om veel personen en/of aan de bezwaren tegemoet kan worden gekomen, bijvoorbeeld het machtigen van een ander lid (als de statuten dit toelaat).

Houd voor het verzenden van de agenda en vergaderstukken de termijnen aan zoals zijn opgenomen in statuten en/of huishoudelijk reglement. Vermeld duidelijk over welke onderwerpen er gestemd dient te worden. Geef tevens aan dat leden tot uiterlijk 72 uur voor de vergadering vragen kunnen indienen over de stukken. 

3.    Aanmelden en vragen stellen 

Vraag leden zich vooraf aan te melden voor de ledenvergadering. Dit kan door een simpele aanmelding via de e-mail. Een online formulier kan ook een uitkomst zijn, zo heb je direct alle aanmeldingen in een mooi overzicht. De website van je vereniging biedt wellicht de mogelijkheid voor een online formulier, anders is bijvoorbeeld Google Forms een prima oplossing. Vraag in het formulier naar bijvoorbeeld geboortedatum en/of lidnummer om de identiteit van het lid bevestigen. De vergaderlink verzend je een aantal dagen voor de ledenvergadering naar alle aangemelde leden. 

Zoals de spoedwet aangeeft, hebben leden tot 72 uur voor de vergadering de mogelijkheid om vragen in te dienen. Je kan er voor kiezen om in het aanmeldformulier ruimte te laten om vragen in te dienen. Op deze manier heb je ook alle vragen in een handig overzicht en kan je als bestuur alvast (concept)antwoorden formuleren. Alle ingediende vragen dienen voorafgaand of tijdens de ALV gecommuniceerd te worden met de leden.

 4.    Stemmen

Stemmen vooraf ophalen
Om te voorkomen dat er tijdens de vergadering zelf stemmen moeten worden geteld, is het mogelijk om vooraf stemmen op te halen. Dit kan pas nadat de leden vragen hebben ingediend en het bestuur deze vragen heeft beantwoord. Vooraf stemmen ophalen is extra handig als er verschil zit in de waarde van stemmen (bijvoorbeeld door machtigingen en/of beperkte stemgerechtigdheid van minderjarige leden). Een online formulier is ook op dit moment een handige oplossing, zorg dan wederom dat je de identiteit van een lid kunt bevestigen. 

Stemmen tijdens de vergadering
Het blijft ook mogelijk om tijdens de vergadering te stemmen. We adviseren om hiervoor de chatfunctie van de gekozen tool te gebruiken. Deelnemers kunnen per stemming aangeven of zij voor of tegen zijn of hun stem onthouden (afhankelijk van de statuten/huishoudelijk). De chatfunctie geeft vaak de mogelijkheid om dit nog terug te lezen, dat maakt het wel zo makkelijk als er veel geteld moet worden. 

Complexe besluitstukken
Staan er complexe besluitstukken op de agenda waar bijvoorbeeld anonieme stemming voor gewenst is? Denk dan goed na of het handig is om dit in de digitale ALV te behandelen, of dat deze stemming wellicht doorgeschoven kan worden naar de eerstvolgende ALV. Let op: er moet op z’n minst gestemd worden voor het decharge van het bestuur en de jaarrekening. 
Moet er toch anoniem gestemd worden? De chatfunctie van Zoom heeft de mogelijkheid om berichten te sturen naar één ontvanger. Zo kan, bijvoorbeeld de secretaris, de stemming bijhouden. Bekijk voor meer informatie over de anonieme stemming ook eens ‘stap 4’ uit dit artikel

5.    Testen

Zorg dat je vooraf de digitale omgeving test met een klein gezelschap. Kent iedereen zijn rol? En weet iedereen hoe de tool werkt? Kom je nog onduidelijkheden tegen tijdens de test, dan is er nog tijd om hierop te anticiperen.

6.    Voorzitten van de vergadering

Het is handig om iemand, die geen bestuursfunctie heeft, de digitale kant van de vergadering te laten leiden. Deze ‘moderator’ is iemand die microfoons van mensen aan en uit kan zetten om hen het woord te geven, vragen in de chat in de gaten houdt en na elk vergaderpunt vragen voorlegt aan het bestuur. Het bestuur kan zich dan richten op de taak die zij normaal ook heeft tijdens de ALV. De voorzitter doet zijn zegje, de secretaris notuleert, et cetera. 

Informeer de aanwezige leden bij aanvang van de vergadering over de ‘spelregels’: afspraken waardoor de vergadering digitaal vlot verloopt. Denk dan bijvoorbeeld aan:

  • Deelnemers hebben hun camera aan
  • Microfoon dempen als je niet aan het woord bent
  • Digitale hand opsteken om aan te geven dat je iets wilt zeggen
  • Overige vragen of opmerkingen in de chat 

Alle bekende vergadertools bieden de optie om een scherm te delen. Op deze manier kun je een presentatie tonen op het scherm van alle deelnemers. 

De meeste vergadertools bieden de mogelijkheid om de vergadering op te nemen. Het is altijd handig om nog de mogelijkheid te hebben om iets terug te kijken! Geef vooraf óf bij aanvang van de vergadering aan of je de vergadering opneemt en met welk doel je dit doet. 

Overige vragen?

Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen? Raadpleeg dan dit stappenplan van NOC*NSF. Voor overige vragen staan wij uiteraard voor je klaar! Team verenigingsondersteuning is te bereiken via verenigingen@ntfu.nl of 0318 – 581300.

Misschien ook interessant...

Gelderse veerponten

NTFU op de bres voor veerponten in Gelderland

Schipper, kan ik straks nog overvaren? Dat is de vraag in Gelderland. Het geld voor de veerponten is op. Tientallen ponten verdwijnen, waardoor je straks kilometers om moet fietsen. Samen met fiets- en wandelorganisaties, start de NTFU een petitie.

Nieuw: e-learning over ledenwerving- en behoud

Bestuurders van wielerverenigingen die aan de slag willen met ledenwerving en -behoud kunnen vanaf nu gebruik maken van de online cursus ‘Een warm welkom op de club’.  Na een succesvolle pilot in 2020 is de e-learning verder ontwikkeld en aangevuld!

Verenigingen

Goed voorbeeld: frisse wind en nieuwe leden voor RTC Rally

Er waait een nieuwe wind door RTC Rally en dat merken wielrenners uit Sneek en omgeving. Maar liefst 44 mensen sloten zich het afgelopen jaar bij de Friese club aan, waarvan een derde vrouw.

Ondersteuning bij lokale lobby

Arnhem praat met fietsers na protest tegen sluiting bospaden

Arnhemse wielerverenigingen praten tóch mee over de bospaden bij Arnhem. Ze protesteerden met de NTFU tegen sluiting voor fietsers. De clubs maken nu een voorstel waarbij fietsers wél welkom zijn. Of de gemeente écht akkoord gaat met het plan, moet nog blijken. 

Afsluitdijk

Fietsorganisaties teleurgesteld over mogelijkheden voor fietsen en wandelen op de Afsluitdijk

Rijkswaterstaat moet meer doen om fietsen en wandelen mogelijk te maken op de Afsluitdijk. De 32 kilometer lange dijk blijft tot 2025 gesloten voor fietsers en wandelaars omdat de dijk versterkt en vernieuwd wordt. Fietsplatform, Wandelnet, de NTFU en Fietsersbond zijn teleurgesteld en sturen daarom een brief aan de Tweede Kamer. Daarin vragen ze opnieuw aandacht voor de adviezen die ze begin 2020 al gaven aan Rijkswaterstaat.

Goed voorbeeld: Het beleidsplan van TC de Pedaleurs Malden: voor leden, door leden

Hoe ontwikkel je een beleidsplan dat de behoeften van leden weerspiegelt en verenigingsbreed gedragen wordt? TC de Pedaleurs Malden nam haar kernwaarden in overweging en stelde in overleg met haar leden een nieuwe toekomstvisie op.

Buitencode

Buitencode voor sporters in de natuur

Fietsend, wandelend, hardlopend, mountainbikend of te paard. Steeds meer mensen genieten, ieder op zijn/haar eigen manier, van de natuur. De ene beleving is niet beter of slechter dan de ander. Toch zijn er soms irritaties. Om te zorgen dat iedere sporter respectvol omgaat met elkaar én de natuur, is er de Buitencode.

Belangenbehartiging

NTFU presenteert visie op mountainbiken en gravelbiken

Hoe ziet de toekomst van mountainbiken en gravelbiken eruit? Daar maakt de NTFU zich al een tijd druk om, met routes die dicht moeten en rechtszaken die gevoerd worden. De bond komt daarom met een plan om te zorgen dat je ook in 2035 nog kunt mountainbiken en gravelbiken.

Nieuwe functionaliteiten voor Cyql app na update

In september 2021 lanceerde de NTFU de Cycl app. Met de Cyql app kunnen clubs eenvoudig gezamenlijke ritten plannen en met elkaar delen. Via Cyql vind je praktische informatie over een rit op een centrale en overzichtelijke plek. Naast de vele positieve geluiden vanuit de verenigingen, is er ook goed geluisterd naar de feedback van de clubs. In de afgelopen maanden is er dan ook hard gewerkt aan een aantal updates die de app nog completer moeten maken.

Landelijk onderzoek naar de situatie op het fietspad

Vaak gaat het goed en delen we het fietspad zonder problemen. Soms gaat het mis en zijn er irritaties. Hoe komt dat? Is het drukker, zijn er meer verschillende soorten fietsers, is er minder begrip, ligt het aan de infrastructuur of is het een combinatie? Om deze ontwikkelingen beter te begrijpen en oplossingen te verkennen, testen en in praktijk te brengen, startte de Universiteit van Amsterdam het landelijk onderzoeksproject SamenOpHetFietspad. De NTFU heeft zich bij dit onderzoek aangesloten.

Goed voorbeeld: Een compleet overzicht van alle clubritten in Cyql

Sinds de lancering in september maken steeds meer clubs gebruik van de app Cyql. De app maakt het makkelijk om gezamenlijke ritten te plannen en informatie daarover met elkaar te delen. Voor GRTC Excelsior kwam Cyql precies op het juiste moment.

Verenigingen

Voordelig helmen aanschaffen voor jouw vereniging

Wielersportbond NTFU en Ekoï gaan tot minstens 2025 samenwerken. De samenwerking tussen de twee partners uit zich als eerst via de cursus Wegkapitein. Deze cursus voor fietsverenigingen en -groepen zorgt dat zij veiliger op pad gaan. Sinds 2015 leidden we al meer dan 3.000 wegkapiteins en MTB-begeleiders op. Ekoï ondersteunt de cursus met materialen en budget.