22 maart 2021

ALV in coronatijd

 

ALV in coronatijd

Veel verenigingen willen aan de slag met het voorbereiden van hun ALV. Vanwege het coronavirus en de beperkende maatregelen is het niet mogelijk om een fysieke algemen ledenvergadering te organiseren. Een speciale spoedwet biedt verenigingen alsnog ruimte om onder de omstandheden een digitale ALV te organiseren om de besluitvoering doorgang te laten vinden. Wat zijn de mogelijkheden voor jouw club om toch een ALV te organiseren?

1. De ALV uitstellen

De meest voor de hand liggende optie is om de ALV uit te stellen tot nader bericht. Dit mag volgens de aangenomen en verlengde Corona Spoedwet. Volgens de wet moet er ten minste één keer per jaar een ALV gehouden worden. De aangenomen en verlengde spoedwet maakt het mogelijk dat deze termijn uitgesteld kan worden. Uitstellen kan tot vier maanden na de datum waarop de ALV (volgens de statuten) gehouden zou moeten worden. Dat geldt dus ook voor het vaststellen van de jaarrekening. Als de lopende besluitvorming van de vereniging niet in de problemen komt, is dit zeker een mogelijkheid.

2. De ALV als niet fysieke bijeenkomst voorbereiden en vooraf stemmen ophalen

De wet bepaalt dat er sprake kan zijn van een besluit dat dezelfde kracht heeft als een besluit van de algemene vergadering als deze niet als zodanig is bijeengeroepen. In dit geval worden alle stukken en gevraagde besluiten vooraf per email opgestuurd naar alle leden en vraagt men om vooraf te stemmen en/of vragen in te dienen. Voor het indienen van vragen moeten de leden tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de algemene vergadering in de gelegenheid worden gesteld. Tijdens de ALV zelf, die via Teams, Zoom of andere tool wordt gehouden, worden de vragen beantwoord en moeten de antwoorden op de website van de vereniging worden geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk worden gemaakt voor de leden.

3. Digitale algemene vergadering

In dit geval wordt de AV op normale wijze voorbereid, maar wordt de vergadering uitgezonden via Teams, Zoom, Google, of een andere tool en kunnen de leden tijdens de vergadering digitaal stemmen. Hiervoor gelden de volgende voorwaarden (2:38 BW):

  • de deelnemer moet kunnen worden geïdentificeerd;
  • hij moet in staat worden gesteld om de vergadering live te volgen; en
  • hij moet zijn stem kunnen uitbrengen.

Oproeping

Als het bestuur een digitale vergadering wil houden, moet dit bij de oproeping voor de ALV vermeld worden. Vermeld hierbij duidelijk van welke tool gebruik zal worden gemaakt. Ook is het goed om te peilen of er bij de leden bezwaar bestaat tegen het houden van een digitale ALV. Eventueel kunnen leden, bij bezwaar aan deelname, een ander lid machtigen voor de ALV.

Stappenplan voor organisatie digitale ALV

Lees op de website van sportkoepel NOC*NSF ook de informatie over het organiseren van een (digitale) ALV in coronatijd. Je vindt hier ook een stappenplan voor het organiseren van een online ALV.  

Wij staan voor je klaar

Heb je vragen of opmerkingen? Neem contact op met ons op via verenigingen@ntfu.nl. We helpen jullie graag verder.

Auteur: Mr. Arthur van der Hoeff