12 oktober 2020

ALV in coronatijd

ALV in coronatijd

Veel verenigingen hebben hun Algemene Leden Vergadering (ALV) uitgesteld vanwege het coronavirus. Nu het jaar ten einde loopt, willen verenigingen toch een ALV houden. Door de verscherpte maatregelen om het coronavirus te bestrijden, is het voor verenigingen bijna niet mogelijk om bijeenkomsten en vergaderingen te organiseren. Wat zijn de mogelijkheden voor jouw club?

1. De ALV uitstellen

De meest voor de hand liggende optie is om de ALV uit te stellen tot nader bericht. Volgens de wet moet er ten minste één keer per jaar een ALV gehouden worden. De statuten van je vereniging kunnen nadere regels geven. Het uitstellen van de vergadering heeft geen wettelijke gevolgen. Maar let op: leden kunnen het bestuur wel aansprakelijk houden voor het niet nakomen van de statutaire verplichtingen. De aangenomen en verlengde spoedwet maakt het mogelijk dat deze termijn uitgesteld kan worden. Uitstellen kan tot vier maanden na de datum waarop de ALV (volgens de statuten) gehouden zou moeten worden. Dat geldt dus ook voor het vaststellen van de jaarrekening. Als de lopende besluitvorming van de vereniging niet in de problemen komt, is dit zeker een mogelijkheid.

2. De ALV als niet fysieke bijeenkomst voorbereiden en vooraf stemmen ophalen

De wet bepaalt dat er sprake kan zijn van een besluit dat dezelfde kracht heeft als een besluit van de algemene vergadering als deze niet als zodanig is bijeengeroepen. In dit geval worden alle stukken en gevraagde besluiten vooraf per email opgestuurd naar alle leden en vraagt men om vooraf te stemmen en/of vragen in te dienen. Voor het indienen van vragen moeten de leden tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de algemene vergadering in de gelegenheid worden gesteld. Tijdens de ALV zelf, die via Teams, Zoom of andere tool wordt gehouden, worden de vragen beantwoord en moeten de antwoorden op de website van de vereniging worden geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk worden gemaakt voor de leden.

3. Digitale algemene vergadering

Er moet altijd een fysieke vergadering plaatsvinden. Hier moeten ten minste de bestuurders aanwezig zijn. De overige deelnemers aan de ALV kunnen deelnemen via een elektronisch communicatiemiddel zoals Teams, Zoom, Google. Hiervoor gelden de volgende voorwaarden (2:38 BW):

  • de deelnemer moet kunnen worden geïdentificeerd;
  • hij moet in staat worden gesteld om de vergadering live te volgen; en
  • hij moet zijn stem kunnen uitbrengen.

Stappenplan voor organisatie digitale ALV

Lees op de website van sportkoepel NOC*NSF ook de informatie over het organiseren van een (digitale) ALV in coronatijd. Je vindt hier ook een stappenplan voor het organiseren van een online ALV.  

Wij staan voor je klaar

Heb je vragen of opmerkingen? Neem contact op met Martine van de Veen: mvandeveen@ntfu.nl.

 

Auteur: Mr. Arthur van der Hoeff