Meld je toertocht aan voor de kalender van 2025

Deelnemers zoeken in januari naar tochten
Geef je je tocht op vóór 30 november? Dan komt je tocht op de nieuwe toertochtenkalender van 2025. We maken begin januari de online kalender bekend op Fietssport.nl, tevens verschijnt je tocht in Fietssport Magazine. Fietsers kijken hier naar uit en kruisen de tochten aan die zij willen gaan rijden. De bezoekersaantallen op Fietssport.nl laten dit ook zien; Bijna 20% van alle bezoeken aan de kalender vindt plaats in januari!
 

Stap 1: Zoek een geschikte datum

In verband met veiligheid en spreiding is het belangrijk om een geschikte datum te kiezen voor je toertocht. De NTFU controleert bij de opgave van tochten of er geen overlap plaatsvindt in routes, dat heeft voornamelijk met het waarborgen van de veiligheid te maken. Vindt er geen overlap in routes plaats? Dan wordt de tocht zichtbaar op de kalender. 

Raadpleeg de interactieve kaart
Op deze handige kaart kun je zien welke toertochten er al zijn aangemeld op de toertochtenkalender. Rechtsboven in de pagina kies je een datum en vervolgens worden alle routes die op die dag gaan plaatsvinden getoond. Op deze manier kun je op voorhand al onderzoek doen of er al veel toertochten zijn gepland op jouw gewenste datum. Zeker een aanrader, want zo zorgen we samen voor zoveel mogelijk spreiding en veiligheid!

Wil je contact opnemen met een tocht die al gepland is om bijvoorbeeld iets af te stemmen? Als je klikt op het zwarte label bij de route zie je automatisch om welke tocht het gaat en wat de contactgegevens zijn van de organisator. 

Zoek regionale afstemming
In de maanden oktober en november worden er veel toertochten aangemeld op de toertochtkalender. Het kan dus voorkomen dat meerdere organisatoren nadenken over het organiseren van een tocht op dezelfde datum. We raden het daarom ook zeker aan om de kalender lokaal af te stemmen met verenigingen in jouw regio. Dit kan op meerdere manieren:

• Gebruik bijvoorbeeld het NTFU regio-overleg, dat twee keer per jaar plaatsvindt in jouw regio, om de kalender af te stemmen.
• In de regio Oss-Uden werd zelfs een speciaal overleg opgezet, het Maashorst Veldtoertochten Overleg (MVTO). Bekijk dit goede voorbeeld om te zien hoe de regionale afstemming in het MVTO wordt georganiseerd.  


Stap 2: Meld je tocht aan voor de toertochtkalender

Aanmelden of verlengen van je tocht
Geef je tocht op via het onderdeel toertochten in jouw persoonlijke dashboard op NTFU.nl. Heb je in 2024 een tocht georganiseerd? Klik dan onder 'Mijn tochten' op de tocht uit 2024 en kies voor ‘verlengen’. Alle gegevens worden dan automatisch meegenomen, ook de reviews op Fietssport en het keurmerk Extra Goed Geregeld. Verandert er in 2025 iets ten opzichte van de editie van 2024? Dan kun je dit na het verlengen direct aanpassen. Let bijvoorbeeld op de omschrijving op de Fietssportpagina die je in stap 3 kunt aanpassen.

Organiseer je in 2025 een nieuwe tocht? Geef deze dan ook voor 30 november aan ons door via jouw persoonlijke dashboard scroll je naar toertochten en klik je vervolgens op ‘Nieuwe toertocht’.

Keurmerk, recensies en verdiende labels
In 2024 introduceerde de NTFU labels die je als toertocht kunt verdienen. Na elke toertocht worden deelnemers uitgenodigd een korte vragenlijst in te vullen waarin ze feedback geven over de tocht. Op basis van de antwoorden krijgt de toertocht op elk onderdeel een score tussen de één en vijf sterren. Als de toertocht bijvoorbeeld vier sterren scoort op het onderdeel ‘sfeer’ dan krijgt de tocht vanaf de volgende editie het label ‘sfeervolle tocht’. 



Zowel met reviews, verdiende labels en het Extra Goed Geregeld keurmerk zet je jouw tocht in de schijnwerpers. Zoals je hierboven kunt zien vallen toertochten die labels of het keurmerk hebben verdiend extra goed op. Let dus goed op dat je jouw tocht verlengd, i.p.v. opnieuw aanmaakt. 
Benieuwd hoe jouw tocht labels kan verdienen of het Extra Goed Geregeld keurmerk kan bemachtigen?
 

Gebruik een zo compleet mogelijke route
Heb je je tocht verlengd? Dan worden de routes van 2024 automatisch overgenomen naar de tocht van 2025. Verandert de route? Pas hem dan aan. De route voor 2025 weet je misschien nog niet precies in detail, maar het is fijn als je een zo goed mogelijke indicatie kunt geven. Op deze manier hebben alle verenigingen een goed beeld wanneer en waar gefietst gaat worden. 

Let op: het is verplicht een GPX route te uploaden bij het aanmelden van je tocht. Het is niet meer mogelijk om een route op de kaart in te tekenen. De GPX route wordt niet per definitie beschikbaar gesteld aan deelnemers, dit kun je zelf instellen.

Zijn er knelpunten in de route? Dan kunnen jullie dat onderling oplossen. Neem contact op met de organisatie van de tocht waar overlap mee is, zodat jullie onderling afspraken kunnen maken over het aanpassen van de route of het verplaatsen van de tocht. Als er onderling afstemming is geweest geef je dit door aan Caroline Lit, de toertochtcoördinator bij de NTFU. 
 

Stap 3: Aan de slag met vergunningen, melding of toestemming

Organiseert jouw vereniging een toertocht? Meld je tocht dan op tijd aan bij alle gemeenten en terreineigenaren waar jouw tocht doorheen gaat. Je hebt niet altijd een vergunning nodig voor een toertocht. Neem daarom vooraf altijd contact op met de betreffende instanties. 

Vergunning of verklaring van geen bezwaar
Of je een vergunning nodig hebt, verschilt per gemeente en terreineigenaar. Soms is een melding voldoende. De gemeente of terreineigenaar bepaalt op basis van verschillende aspecten of er wel of geen vergunning nodig is. Denk bijvoorbeeld aan: het aantal deelnemers, doorstroomtijden en of de tocht alleen door de gemeente komt of er juist ook een start, finish of pauzeplaats is.

Door tijdig je plannen met de gemeente of terreineigenaar te bespreken, weet je of je een vergunning moet aanvragen of een melding voldoende is. In de basis kun je twee reacties verwachten:

• Verklaring van geen bezwaar: Je hebt geen vergunning nodig, je ontvangt daarom een verklaring van geen bezwaar.
• Vergunning nodig: Je evenement mag doorgaan, maar hier wordt een vergunning voor opgesteld. In deze vergunning staan een aantal eisen waar je je aan moet houden, bijvoorbeeld de inzet van een x-aantal verkeersregelaars.

Ga op tijd in overleg
De ervaring leert dat vergunningverleners vaak niet zo goed weten wat een toertocht inhoudt. Vaak heeft een toertocht veel minder impact dat een regulier evenement, dat dezelfde vergunningprocedure doorloopt. We adviseren daarom om in vroeg stadium persoonlijk contact te zoeken met de vergunningverlener en het volgende te overleggen:

• Leg goed uit wat een toertocht is.
• Gaat de toertocht alleen door een gemeente heen of is er ook een pauzeplaats of start/finish plaats.
• Vraag de vergunningverlener wat er nodig is om toestemming te krijgen, zo weet je tijdig wat je moet voorbereiden. 

 
Door tijdig in overleg te gaan weet je in een vroeg stadium waar je het komende jaar mee te maken hebt qua regelgeving, maar ook qua kosten voor bijvoorbeeld leges/vergunningen. Zo kun je dus ook in een vroeg stadium mogelijke extra kosten verwerken in je begroting en bijdrage van deelnemers. Zo kom je nooit voor onverwachte verassingen te staan. De gemeente of terreineigenaar kan door het vroegtijdig melden tevens meedenken met de route en van tevoren de route inplannen, zodat er geen werkzaamheden op de route plaatsvinden van jouw tocht.

Direct melding maken bij je gemeente
Heb je je tocht aangemeld op de toertochtenkalender? Maak dan direct melding van de tocht bij gemeentes en terreineigenaren waar de routes van je tocht doorheen komen. Zo weet je in een vroeg stadium of er beperkingen zijn. Met de tool ‘Eenvoudig Vergunningen Aanvragen’ (EVA) helpt de NTFU je om direct melding te maken bij alle gemeentes en landeigenaren. EVA is een systeem dat het voor tochtorganisatoren makkelijker maakt vergunningen aan te vragen. EVA geeft je de contactgegevens van alle gemeenten, provincies en/of landeigenaren in één handig overzicht. Via het bijbehorende formulier maak je direct een eerste melding.
 

NTFU Vergunningenservice staat voor je klaar!
Wil je weten of je een vergunning nodig hebt voor je toertocht? Of dat alleen een melding voldoende is? Krijg je te maken met extra regels of hogere kosten voor je toestemming of vergunning? Of heb je een andere vraag over vergunningen? Dan kun je terecht bij de Vergunningenservice van de NTFU.

Natasha Wijgerse werkt als projectmedewerker voor de Vergunningenservice van de NTFU en KWbN. Natasha helpt je met het bureaucratische proces. Zo zoekt ze voor je uit óf je wel een vergunning nodig hebt, of dat alleen een melding voldoende is. Ze beantwoordt je vragen en helpt je als je tegen problemen aanloopt. Natasha kan je ook helpen met kennis, opleidingen en tools die het aanvragen van vergunningen vergemakkelijken, zodat je in staat bent om de aanvraag en lobby in de toekomst zelf te doen.

Bekijk de veelgestelde vragen over vergunningen

Stel je vraag aan Natasha!
 

Stap 4: Denk goed na over veiligheid, verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid

Als deelnemer van een wielerevenement verwacht je dat er goed is nagedacht over de veiligheid. Ook voor jouw eigen evenement is het dus belangrijk dat je mogelijke risico’s die zich tijdens jouw evenement kunnen voordoen in kaart brengt. Denk bijvoorbeeld aan het weer, knelpunten op de route en de zwaarte van de route.

Als organisatie van een toertocht ben je via de NTFU standaard verzekerd via bijvoorbeeld de vrijwilligersverzekering, stallingsverzekering en de aansprakelijkheidsverzekering. Dat wil echter niet zeggen dat je als organisatie je verantwoordelijkheid volledig afdekt. Als organisatie heb je altijd een basisverantwoordelijkheid en is het verstandig om vooraf goed na te denken hoe je de veiligheid kunt garanderen. Om zaken rondom veiligheid goed vast te leggen hebben we het onderdeel 'veiligheidspunten' toegevoegd aan de instellingen van je tocht. In dit overzicht vragen we je bepaalde punten te markeren zoals gevaarlijke verkeerssituaties, slecht wegdek, steile afdalingen en technische route-elementen in het geval van MTB-tochten.

Op deze pagina vertellen we je alles over veiligheid bij je toertocht en leer je hoe je aan de slag kunt met de veiligheidscoördinator, een risico-analyse en verkeersregelaars. 

Vragen? We staan voor je klaar!

Heb je vragen over het aanmelden of verlengen van je tocht? Kun je hulp gebruiken bij het zoeken naar een geschikte datum? Caroline Lit, toertochtcoördinator bij de NTFU, staat voor je klaar om je verder te helpen. Caroline is te bereiken via 0318-581300 of via carolinelit@ntfu.nl.