Checklist: Behoorlijk bestuur van je vereniging

Op 1 juli 2021 ging de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) van kracht. De afgelopen maanden bereidden we de NTFU-verenigingen al voor op deze nieuwe wet met veel informatie en praktische handvatten. Een belangrijk onderdeel van de nieuwe wet heeft te maken met de aansprakelijkheid bij een faillissement van de vereniging. Iedere bestuurder wordt dan namelijk hoofdelijk aansprakelijk gesteld, indien het bestuur zijn taak kennelijk onbehoorlijk heeft vervuld en aannemelijk is dat dit een belangrijke oorzaak is van het faillissement. Nu is natuurlijk de vraag: wanneer vervul je je taak als bestuurder of als bestuur onbehoorlijk? Wat kan jouw bestuur nu al inregelen om dit risico zo veel mogelijk uit te sluiten?

Wij geven je hierbij een checklist die je door kunt nemen.  Wij adviseren onze verenigingen om dit op een bestuursvergadering met elkaar te bespreken en te bekijken of jouw vereniging aan deze checklist voldoet! 

Financiën

• Leg alle belangrijke financiële afspraken vast binnen het bestuur
• Zorg voor een periodieke controle van alle betalingen volgens het 4-ogen principe.
• Laat een jaarlijkse controle uitvoeren door een accountant 
• Maak afspraken over betalingen aan bestuurders. Leg schriftelijk vast of en zo ja, welke vergoedingen bestuursleden mogen declareren en binnen welke termijn dat moet gebeuren.
• Vraag een referentie of laat een VOG aanvragen voor bestuursleden en andere personen die voor jouw vereniging te maken hebben met financiële zaken.
• Vraag bij investeringen of grote uitgaven boven een van tevoren vastgesteld bedrag altijd bij meerdere aanbieders een offerte aan.

Taakvervulling bestuurders

• Bestuurders zijn bekend met de statuten van de vereniging
• Bestuurders gaan geen (financiële) verplichtingen aan namens de vereniging waarvan bekend is dat de vereniging die niet kan nakomen.
• Bestuurders vergewissen zich ervan dat collega-bestuurders hun taken en verplichtingen kunnen doen en dat het door een medebestuurder gevoerde beleid op zijn beleidsterrein, niet tot risico’s voor uw organisatie leidt. Kortom: maak duidelijk afspraken over de taken binnen het bestuur en zorg dat de juiste personen op de juiste taken staan. 
• Bestuurders vergaderen regelmatig en leggen onderling verantwoording af over de uitvoering van de taken. Zorg dat dit goed vastgelegd wordt in notulen.
• Het hele bestuur is goed geïnformeerd over besluiten die genomen worden en leggen die vast. Wanneer er geen overeenstemming is worden de bezwaren van bestuursleden ook opgeschreven (bijvoorbeeld in notulen).

Tegenstrijdig Belang

• Een bestuurslid moet altijd in het belang van de vereniging beslissen. Wees hier met elkaar scherp op. 
• Laat een bestuurslid die een tegenstrijdig of eigen belang heeft bij een bestuursbeslissing, niet deelnemen aan de beraadslagingen en de besluitvorming daarover.

Wij staan voor je klaar

Heb je vragen over deze checklist of over andere zaken die jullie moeten regelen voor de WBTR? Neem dan contact op met Martine van de Veen.