Met verbeterde EVA-tool is een vergunning straks binnen handbereik

Het organiseren van een toertocht vraagt nogal wat. Tochtorganisatoren zijn veel tijd kwijt met het complexe proces van vergunningen en toestemmingen. De online tool Eenvoudig Vergunningen Aanvragen (EVA) geeft daarom een overzicht van alle locaties waar toestemming of een vergunning nodig is, plus de contactgegevens.

Toch moeten tochtorganisatoren de vergunning of melding bij elke instantie apart indienen. Een tijdrovend en complex proces. Elke gemeente heeft een eigen APV en elke terreinbeheerder heeft eigen spelregels. Tegelijkertijd zijn de aanvraagprocessen niet overal digitaal. Ook werken gemeenten en terreineigenaar met verschillende systemen.
 

Eén plek voor vergunningen

NTFU vindt dat organisatoren op één plek alle vergunningen en toestemmingen moeten kunnen aanvragen. Nu moeten ze nog de website van elke vergunningsverlener afzonderlijk uitpluizen.

Doel is dat NTFU eerst controleert op conflicten met andere tochten in de regio. Daarna checkt het systeem de route. Bijvoorbeeld of de route door een gebied gaat waar niet gefietst mag worden. 

Is de route akkoord? Dan komt er aan de hand van een aantal vragen, een overzicht van alle gemeenten en terreineigenaren waar een melding of vergunning nodig is. Plus bij welke instantie je de aanvraag digitaal indient en bij wie je apart contact opneemt. 

Daarmee neemt de EVA-tool een tijdrovend deel van het huiswerk van tochtorganisatoren uit handen. 
 

Pilot met fictieve toertocht

Het plan voor zo’n centrale digitale tool is vrij ambitieus. De NTFU start daarom eerst met een pilot. Met de route van een fictieve toertocht gaat de NTFU door de gegevens van de gemeente Hellendoorn en de terreineigenaren Natuurmonumenten, Staatsbosbeheer en Landschap Overijssel heen.

Daarvoor gebruikt de NTFU het Decentraal Loket van Sogelink. Dit is een digitaal systeem waarmee een aanvrager eenvoudig en digitaal een check kan doen op de noodzaak van een vergunningaanvraag.
 

Ook voor andere buitensportevenementen

De NTFU verwacht in het najaar van 2025 de pilot af te ronden. De wielersportbond deelt de resultaten met andere sportbonden en instanties. Want veel buitensportbonden als NTFU, KNHS, KNWU, Atletiekunie, KWbN en sportkoepel NOC*NSF werken samen aan minder regels voor vrijwilligers in de sport en organisaties van tochten.
   
Vervolgstap is de inventarisatie van kalenderprocessen van deze andere buitensportevenementen. Dit omdat de problemen van organisatoren ook bij andere buitensporten spelen. 

Dat moet inzicht geven in welke koppelingen en gegevens er nodig zijn om de systemen van de sportbonden en het systeem voor de vergunningsaanvraag op elkaar aan te laten sluiten.