Om Scan + Go te gebruiken, dien je dit aan te geven bij de instellingen van je tocht(en) op NTFU.nl:

1. Ga naar ntfu.nl/tochtorganisatoren (zorg dat je bent ingelogd), kies de betreffende tocht en klik op de knop ‘bewerken’.
2. Kies in ‘Stap 1’ van het bewerkingsproces voor ‘Ja’ bij de vraag ‘Scan & Go beschikbaar’.
3. Klik onderaan de pagina op ‘Stap 2’ en ga door naar ‘Stap 3’ om de instellingen op te slaan.
4. De tocht wordt nu zichtbaar op Scanengo.nl.

Inloggen op Scan + Go kan op twee manieren: als contactpersoon of bestuurslid óf eenmalig als vrijwilliger. We leggen hieronder uit hoe dit werkt:

Als contactpersoon of bestuurslid

1. Als je de rol van bestuurslid, Contactpersoon Scan & Go of Lid toercommissie hebt, kun je registreren op NTFU.nl om de instellingen van je toertocht te beheren. Heb je al eerder ingelogd op NTFU.nl of Scanengo.nl? Dan kun je door naar stap 2. Heb je nog nooit eerder ingelogd, registreer jezelf dan eerst via ntfu.nl/login/register.
2. Als je geregistreerd bent kun je met dezelfde inloggegevens inloggen op scanengo.nl.

 

Inloggen als vrijwilliger

Als contactpersoon of bestuurslid kun je vrijwilligers voorzien van een inlogcode waarmee zij op de dag van de toertocht en vooraf kunnen inloggen.

1. Open op Scanengo.nl de betreffende toertocht.
2. Scrol helemaal naar onderen op de pagina. Onder ‘Inloggen vrijwilligers’ vind je te inlogcodes voor vrijwilligers.
3. Via de icoontjes deel je de codes eenvoudig via QR-code, mail of whatsapp met de betreffende vrijwilligers.

Gebruik je voor het eerst (of een nieuwe versie van) Scan & Go? Test de scanner vooraf eenvoudig met testcodes.
Zo werkt het:

1. Ga naar de homepagina en klik op ‘Test de scanner’.
2. Op deze pagina kun je testbarcodes genereren en de camera openen.
3. Scan met de camera verschillende testbarcodes om te controleren of alles goed werkt.

Scannen binnen Scan + Go kan op twee manieren:

1. Direct met de camera van je mobiele telefoon
2. Met een USB-handscanner aangesloten op je laptop

Scannen met een telefoon heeft het voordeel dat iedere vrijwilliger bij drukte kan bijspringen, hier zijn geen extra handscanners voor nodig.
 

Scan & Go is een online applicatie die werkt via de browser. De scansoftware functioneert het beste wanneer er een internetverbinding beschikbaar is. Het is echter ook mogelijk om, bij een gebrek aan internet, offline te scannen. Dit kan uitsluitend met voorinschrijvingen. Bij daginschrijvingen kan zonder internet niet worden vastgesteld of iemand wel of geen NTFU-lid is en dus recht heeft op korting.

Wil je offline scannen? Dan is het noodzakelijk dat iedereen die scant de volgende stappen doorloopt:

1. Log in op Scan & Go en open de betreffende tocht die je wilt scannen.
2. Op deze manier worden de gegevens van inschrijvers vooraf opgeslagen.
3. Zorg ervoor dat je dit scherm niet afsluit op je laptop of telefoon.
4. Bevind je je op een locatie zonder internet? Dan kun je de eerder geopende pagina blijven gebruiken; deze werkt ook zonder internet.
5. De gescande deelnemers worden lokaal op de laptop of telefoon opgeslagen. Het is daarom noodzakelijk om na de tocht de betreffende pagina niet af te sluiten.
6. Maak opnieuw verbinding met het internet en open Scan & Go. Als alle scans verwerkt zijn, zie je dat alle inschrijvingen zijn bijgewerkt.

Met de afstandenkaart kun je het inschrijfproces van dagdeelnemers versnellen. In plaats van handmatig te kiezen voor bijvoorbeeld de opties ‘dagdeelnemer’ en de betreffende afstand, kun je deze stappen vervangen door te scannen. Je kunt de afstandenkaart openen of downloaden via het startscherm van je toertocht op Scanengo.nl, onder het kopje ‘Afstanden & kosten deelname’.

Organiseer je meerdere tochten of disciplines op één dag (lees: meerdere tochten aangemeld op NTFU.nl en in de Fietssport-kalender)? Dan herkent het systeem automatisch dat er meer dan één tocht plaatsvindt vanuit jouw vereniging. Je kunt voor alle tochten op die dag scannen in hetzelfde scherm. Het maakt niet uit welke tocht je opent op Scanengo.nl.

Wil je een voorinschrijving opzoeken om iets te controleren? Dat kan:

• Ga vanaf de startpagina van jouw tocht naar 'Voorinschrijvingen'
• Klik op 'Bekijk alle voorinschrijvingen'. Hier kun je alle inschrijvingen inzien en eventueel wijzigen. Je kunt ook gericht zoeken op naam, lidnummer of e-mailadres en vervolgens de deelnemer op ‘van start’ laten gaan.

Je kunt voorinschrijvers handmatig starten via het overzicht van alle voorinschrijvingen (zie bovenstaande uitleg). Werkt scannen met de scanner of telefoon niet? Of heeft is iemand zijn barcode kwijt? Kies dan voor handmatige invoer:

• Ga naar de startpagina van jouw tocht.
• Klik op Open scanner.
• Kies Handmatige invoer.
• Voer de barcode handmatig in, selecteer de afstand en rond de betaling af.

Deze optie kun je op de homepage van je tocht aanvinken als je deelnemers ook bij de finish wilt scannen. De tweede scan van een barcode wordt dan automatisch gezien als ‘finish’. Tussen de twee scans moet minimaal 10 minuten tijd zitten.
 

Wordt tijdens je tocht gebruik gemaakt van stuurbordjes? Zet deze optie dan aan op het startscherm van je toertocht. Na het scannen van iemand zijn persoonlijke barcode, wordt gevraagd om ook de code van het stuurbord te scannen. Het stuurbordnummer wordt op deze manier automatisch gekoppeld aan de betreffende deelnemer en is terug te vinden onder het kopje ‘alle deelnemers’.
 

Met de optie 'Scan op de dag voor en na de tocht met echte barcodes' kunnen deelnemers hun startbewijs laten scannen buiten de officiële tochtdag. Dit is vooral handig wanneer deelnemers eerder arriveren om drukte op de eventdag te vermijden, of wanneer de organisatie het ophaal- en scanproces wil spreiden over meerdere dagen

Speelt een geluid af ter bevestiging wanneer een scan succesvol is.
 

 Speelt een waarschuwingsgeluid af wanneer een scan niet geldig is of mislukt.