Waar let ik op?

Als je nieuwsbrieven gaat versturen en op zoek bent mailsoftware, houd dan rekening met onderstaande punten. 

Gebruiksgemak
Binnen een club wisselen vrijwilligers regelmatig van rol. Het is dus fijn dat nieuwsbriefsoftware gebruiksvriendelijk is en weinig technische kennis nodig is. 

Service en ondersteuning
Hoewel e-mailsoftware steeds gebruiksvriendelijker wordt, kan het aanmaken van templates of opstellen van een verzendlijst de eerste paar keer best een uitdaging zijn. In dat geval is het fijn als er een Nederlandstalige klantenservice voor je klaar staat die je kunt mailen of bellen.

Adressen en mails per maand
Afhankelijk van je doel heb je maximaal een paar honderd (informeren leden) of duizend (promotie toertocht) contacten nodig. Het aanschaffen van dure pakketten is vaak niet nodig.

Kosten
Veel verenigingen kunnen prima uit de voeten met gratis pakketten die (grotere) leveranciers aanbieden. Mail je vaak of heb je een uitgebreide lijst met contacten? Kijk dan naar betaalde opties.

Privacy en AVG
Je werkt met persoonsgegevens van leden of deelnemers aan je tocht. Let daarop dat data wordt opgeslagen binnen de EU en dat de aanbieder een verwerkersovereenkomst beschikbaar heeft. 

Welke opties zijn er?

Hieronder vind je een aantal goede opties voor e-mailsoftware, met focus op gebruiksgemak en service. 

Laposta

• Gratis als je minder dan 2.000 contacten hebt en minder dan 12.000 mails per maand verstuurd
• Maximaal 3 gebruikers
• Nederlandstalige support via e-mail
• Veel standaard templates beschikbaar
• AVG-proof en data in EU

• Gratis als je minder dan 500 contacten hebt en minder dan 12.000 mails per maand verstuurd
• Maximaal 1 gebruiker
• Engelstalige support via e-mail en chat 
• Veel standaard templates beschikbaar
• AVG-proof en data in EU

• Gratis als je minder dan 250 contacten hebt 
• Maximaal 1 gebruiker
• Engelstalig helpcentrum 
• Veel standaard templates beschikbaar
• Data wordt opgeslagen op Amerikaanse servers. Uitzondering AVG door EU–US Data Privacy Framework

Grotere mailpakketten en verenigingssoftware

Sommige clubs gebruiken software voor ledenbeheer zoals AllUnited. Dit soort software biedt vaak mogelijkheden om e-mails naar een contactenlijst te sturen. Daarnaast zijn er ook aanbieders als Spotler en ActiveCampaign met uitgebreide mogelijkheden. Daar hangt dan vaak een groter prijskaartje aan. 

Tot slot: praktische tips voor mailen

• Gebruik Outlook niet om nieuwsbrieven te verzenden. Je hebt een groter risico om in een spambox te belanden, mensen kunnen zich niet afmelden en je hebt geen inzicht in de resultaten. 
• Begin simpel: ga niet direct voor een betaald pakket, upgraden kan altijd op een later moment
• Kies één verantwoordelijke voor het versturen van mails
• Gebruik vaste templates, dan ben je herkenbaar en het scheelt een boel tijd
• Wees consistent: stuur op vaste momenten een nieuwsbrief uit 
• Test altijd voordat je verzendt: klik op alle links en kijk hoe de mail er uitziet in je eigen inbox