Stappenplan voor toestemming of een vergunning

Of je nu voor de eerste keer een toertocht organiseert of al ervaring hebt: iedereen die een evenement of activiteit organiseert, moet dit op tijd bij de gemeente of terreineigenaar melden. Dit stappenplan legt uit hoe je dit doet, wat je nodig hebt en waar je je evenement precies aan moet melden.

Tip: begin meteen met dit stappenplan. Want bij de meeste instanties moet je minimaal 6 weken van tevoren - of zoveel eerder als kan - je toestemming (bij een terreineigenaar) of vergunning (gemeente) aanvragen.

Alle stappen op een rij

Per stap krijg je de juiste informatie, met tips en handige tools die je kunt gebruiken. Je doorloopt deze acht stappen:


Download het stappenplan door op de afbeelding te klikken of via de bestanden onderaan deze tekst.
 

1. Wat voor soort tocht?

Er zijn verschillende soorten tochten, zoals toertochten, gravelrides en mountainbiketochten.
 

2. Hoeveel deelnemers?

Het aantal deelnemers beïnvloedt de vergunning. In sommige natuurgebieden geldt een deelnemerslimiet en bij grotere groepen kan er een evenementenvergunning nodig zijn.
 

3. Welke route(s) en gebieden?

Beantwoord de volgende vragen:

• Ga je door natuurgebieden?
• Verhard of onverhard terrein?
• Locatie voor start/finish?
• Locaties voor pauzeplekken?

 

4. Welke datum?

Raadpleeg de interactieve kaart om in te zien of er al een tocht plaatsvindt in het gebied dat jij hebt uitgekozen. Hierdoor zorgen we voor meer spreiding en veiligere tochten.
 
Plan jouw tocht
 

5. Meld jouw tocht aan!

Geschikte datum gevonden? Meld jouw tocht aan voor de kalender van de NTFU. 

Meld je tocht aan
 

6. Vergunning nodig?

Heb je de basisgegevens van je tocht al? Upload dan je route in EVA (Eenvoudig Vergunningen Aanvragen). EVA toont direct door welke gebieden en gemeenten je tocht loopt. Via het formulier doe je meteen een eerste melding bij de juiste instantie.

Doe de vergunningencheck met EVA
 

7. Neem contact op!

Neem op tijd contact op, vooral met terreinbeheerders. Door je tocht vroeg aan te kondigen kun je routes beter afstemmen en krijg je vaak tips voor mooie paadjes.
 

8. Welke spelregels?

Ga als laatste goed na welke spelregels er gelden voor tochten bij de desbetreffende instantie. Vaak is een melding al voldoende voor een tocht.

6 tips bij de vergunningsaanvraag voor je tocht

1. Check of je wel een vergunning nodig hebt

Informeer dit alvast bij de gemeente of terreineigenaar. Soms heb je een vergunning (gemeente) of toestemming (terreineigenaar) nodig. Soms is alleen een melding voldoende. Aan een melding zitten geen kosten verbonden. Een vergunning of toestemming wel, de bedragen daarvan verschillen ook.
 

2. Neem contact op

Geef bijvoorbeeld aan dat je samen wil kijken naar geschikte routes. Als je voorafgaand al een goed gesprek met de gemeente of terreineigenaar hebt gehad, is het waarschijnlijk niet nodig om nog veel aanvullende vragen te beantwoorden.
 

3. Begin op tijd

Doe deze check meteen. Want, een vergunningsaanvraag neemt vaak meerdere weken (soms maanden) in beslag. Heb je er één nodig? Dan moet je die vaak minimaal 6 weken van tevoren - of zoveel eerder als kan - aanvragen.
 

4. Schrijf duidelijk op wat je van plan bent

Schrijf globaal op wat je van plan bent. Doe dit helder en bondig en ga niet te veel in op details. Denk aan: type tocht, datum, deelnemers, start, finish, en pauze, route(s) en een contactpersoon. En leg uit wát een tocht is.

Wat is een toertocht?
Een toertocht is een uitgezette route die je samen met andere deelnemers op een bepaalde datum en tijd fietst. Toertochten vinden plaats op de openbare weg en zijn geen wedstrijd. De tijd wordt niet gemeten. Bij de meeste toertochten kun je kiezen uit verschillende routes met verschillende afstanden en uitdagingen. Deelnemers starten op verschillende tijdstippen en omdat er meerdere routes zijn, waaieren de deelnemers dus uit over de routes en de gebieden.
 

5. Blijf in contact

Regelmatig communiceren is altijd goed. Stuur updates, stel vragen en stem af. Wat ook helpt: vooraf de burgermeester inlichten. Die is verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid. Benadruk hierbij de positieve insteek. Sommige gemeenten willen zelfs sponsor zijn.
 

6. Informeer omwonenden

Als je een vergunning of toestemming hebt, informeer omwonenden of bezoekers van het gebied alvast dat jullie tocht gaat plaatsvinden. Bijvoorbeeld met flyers die je in de bus doet of spandoeken die je ophangt (wel eerst even checken of dat oké is).

Waarom is dit belangrijk

Vaak is een melding voldoende, maar je als veel tijd en energie steekt in een mooi evenement, wil je niet voor verrassingen komen te staan. Bijvoorbeeld dat je kort voor de start te horen krijgt dat je aan allerlei regels moet voldoen of erger nog: dat je tocht niet door kan gaan. Check daarom altijd of je toestemming of een vergunning nodig hebt.

Elke gemeente of terreineigenaar heeft daar zijn eigen regels voor. Denk bijvoorbeeld aan:

• het aantal deelnemers
• doorstroomtijden
• het geluid dat geproduceerd wordt
• een gebied dat afgezet moet worden
• komt de tocht alleen door de gemeente of is het de locatie voor start, finish of pauzeplaats