Tips voor het organiseren van je tocht

Vergunningen

Vergunningen

Een vergunning is voor een tocht niet altijd nodig, maar je moet je evenement wel altijd melden bij alle gemeentes waar jouw tocht doorheen gaat. Op basis daarvan bepaalt iedere gemeente apart of je een vergunning nodig hebt. Maak ook een melding bij de provincie als jouw tocht over een provinciale weg gaat. Organiseer je een wedstrijd? Dan heb je altijd een vergunning nodig. Begin ruim op tijd met het aanvragen van een vergunning, minimaal 8 – 12 weken van te voren!

Vergunning aanvragen

Elke gemeente heeft op haar website een deel over ‘evenementenvergunningen’, via het formulier dat je daar vindt kun je jouw tocht melden. Je geeft daarin onder andere aan wanneer de tocht is, de locatie (incl. routekaart), de aanvang, tijdsduur en het aantal deelnemers dat je ongeveer verwacht. Na het doen van de aanvraag kun je drie reacties krijgen:

  • Verklaring van geen bezwaar Je hebt geen vergunning nodig, je ontvangt daarom een verklaring van geen bezwaar.
  • Afwijzing Jouw aanvraag wordt niet goedgekeurd, bijvoorbeeld omdat jouw evenement botst met een ander evenement (je wilt niet met je tocht verzeild raken in een autorally, kermis of werkput). Vaak moet je in dit geval je route verleggen.
  • Vergunning nodig Je evenement mag doorgaan, maar hier wordt een vergunning voor opgesteld. In deze vergunning staan een aantal eisen waar je je aan moet houden, bijvoorbeeld de inzet van een x-aantal verkeersregelaars.

Handig: online vind je een tool waarop je kunt zien welke weg van welke beheerder is.

Wie is de eigenaar van de weg?

Je kunt aan een weg zelden zien wie de eigenaar is. Daarom is deze tool van Rijkswaterstaat handig, waarbij je per weg kunt zien wie de eigenaar is. Via de gemeenteatlas kun je goed de gemeentegrenzen zien. Wil je over een weg dat privéterrein is of eigendom is van een natuurbeheerder? Dan heb je altijd een vergunning nodig van deze natuurbeheerder. Neem in dat geval op tijd contact met hen op!

Vergunning voor pauzeplaatsen

Als je een controle-, pauze- of verzorgingspost inricht langs de openbare weg, dan is daar in principe vergunning voor vereist, afhankelijk van de omvang van de tocht. Je kunt deze posten daarom beter in een horecagelegenheid onderbrengen.

Pauzeplaats langs de weg? Ook daar is een vergunning voor nodig!

Vergunning aanvragen in Duitsland

Gaat jouw tocht deels/geheel over Duitse wegen? Dan moet je ook in Duitsland een vergunning aanvragen. Deze vergunning is verplicht in Duitsland in verband met aansprakelijkheid bij ongelukken. Je kunt deze Radsportliche Veranstaltung (vergunning) aanvragen bij de Kreis (gemeente) van waaruit de tocht wordt gestart of waar als eerste de landsgrens wordt gepasseerd. Je doet dit meestal bij de afdeling Öffentliche sicherheit und ordnung, Abteilung strassenverkehr. Je moet een formulier opsturen met daarop de gegevens van de organisatie en de route. Daarnaast worden er door de Duitse overheid voorwaarden gesteld m.b.t. de verzekering van de deelnemers. Voeg daarom ook een kopie toe van de NTFU-verzekeringspolis en van de NTFU polis Duitse regelgeving, dit is een aparte verzekering gericht op de regelgeving van Duitsland. De daarin beschreven voorwaarden voldoen ruim aan de minimale eisen.

Gaat je route door meerdere Duitse gemeentes? Dan breidt de eerste gemeente de vergunning uit naar de andere gemeentes. Het aanvragen van de vergunning is gratis.

Documenten