Tips voor het organiseren van je tocht

Start- & finishlocatie

Start-, pauze- & finishlocatie

Een soepele start zorgt bij deelnemers voor een fijn gevoel: er stonden geen rijen bij het inschrijfbureau, het was duidelijk waar ze konden parkeren en zaken stonden goed aangegeven waardoor je zó aan de tocht kon beginnen. Het lijkt simpel, maar dat is het zeker niet! Wij geven je een aantal tips hoe jij kunt zorgen voor een goed georganiseerde start-, pauze- en finishlocatie.

Snel van start met Scan & Go

Je wilt natuurlijk dat deelnemers zo snel mogelijk van start kunnen. Het is dan handig om met Scan & Go te werken, dankzij dit scanprogramma hoef jij aan de inschrijftafel nog maar één ding te doen: scannen. Scan & Go kun je combineren met voorinschrijven. Deelnemers schrijven zich dan in én betalen via iDEAL op Fietssport.nl. Makkelijk voor jou en fijn voor de deelnemers! Meer informatie vind je op de pagina over voorinschrijven en Scan & Go.

Zorg dat deelnemers snel van start kunnen. Gebruik bijvoorbeeld Scan & Go en zorg voor genoeg mankracht bij het inschrijfbureau.

Het inschrijfbureau

Zorg op de dag dat er een coördinator op het inschrijfbureau is die van alles op de hoogte is en de vrijwilligers achter de tafels kan aansturen. Zorg voor:

  • Een goede opbouw en inrichting van het inschrijfbureau. Vermeld duidelijk waar de verschillende groepen zich kunnen melden, zoals verschillende rijen per afstand, voorinschrijvers en gebruikers Scan & Go.
  • Een materialenlijst, met daarop onder andere kassa’s, stroom, scanners en laptops, starterslijsten, tarievenlijsten en deelnemerskaarten.
  • Een draaiboek met daarin ondere andere de werkzaamheden, procedures, tarieven en controlehandelingen. 
  • Het geld. Let erop dat dit goed wordt ontvangen, geregistreerd, opgeslagen en afgevoerd.

Naast het verwerken van de inschrijvingen, wordt het inschrijfbureau vaak ook gebruikt als informatiebalie. Zorg in dat geval dat het bureau ook is voorzien van routekaarten, vergunningen en dat iemand kan helpen bij de GPS. Zorg daarnaast dat er een EHBO’er in de buurt is.

Logistiek 

Zorg voor een goede plattegrond van de start- en finishlocatie waarop duidelijk staat waar wat te vinden is. Wijs een logistiek coördinator aan, die de volgende taken heeft:

  • Geeft aan de hand van een draaiboek leiding aan de opbouw, afbraak en beheer van het terrein inclusief de diverse accommodaties, startbogen en tijdelijke tenten.
  • Onderhoudt contact met de instantie/mensen die de locatie ter beschikking hebben gesteld.
  • Zorgt voor stroomvoorzieningen, o.a. voor geluid, catering en het inschrijfbureau.
  • Zorgt voor een goede afvalvoorziening.
  • Zorgt voor een duidelijke bewegwijzering naar o.a. het inschrijfbureau, de start van de route, de kleedkamers, catering en EHBO.

Parkeerfaciliteiten

Zorg voor voldoende parkeergelegenheid dichtbij de start. Zeker wanneer je veel deelnemers van verder weg verwacht, is het raadzaam een start- en finishlocatie te zoeken met de mogelijkheid om in de buurt een parkeergelegenheid te creëren (je wilt tenslotte de omgeving ook niet teveel tot last zijn). Een weiland of ander braakliggend terrein behoort tot de mogelijkheden. 

  • Zorg dat duidelijk is hoe het parkeergebied ingedeeld wordt en geef aan van wanneer tot wanneer er parkeerwachten aanwezig zijn.
  • Maak goede afspraken met de beheerder van het terrein over inrichting en aanrijroute.
  • Zorg voor een duidelijke bewegwijzering richting de parkeerplek, maar ook van de parkeerplek richting start/finish.
  • Regel bewaking en toezicht, ook tijdens de stille uren. 

Parkeren je deelnemers op een weiland? Zorg dan vooraf voor een logische indeling en regel toezicht tijdens de stille uren.

Aankleding

Een mooie aankleding van je start- en finishlocatie spreekt kan bijdragen aan een gastvrij gevoel voor je deelnemers. Via de NTFU kun je gratis een startboog en beachflags lenen. Daarnaast willen je sponsoren wellicht reclame-uitingen aanleveren en als club wil je misschien ook wel kenbaar maken wie er achter de organisatie van het evenement zit.

Faciliteiten

Een mooie route vormt voor veel deelnemers de belangrijke basis van de tocht. Toch geven deelnemers steeds vaker aan de extra’s bij een evenement ook te waarderen. Het hebben van goede toiletvoorzieningen en een EHBO-post zijn bijna vanzelfsprekend, maar daarnaast kunnen er nog veel meer extra’s voor de deelnemers worden geregeld die bijdragen aan een positieve beleving: 

  • Kleedruimtes met douches
  • Catering
  • Terras met muziek
  • Fietsenstalling, bij voorkeur bewaakt
  • Plek voor kleine fietsreparaties en het oppompen van je banden
  • Mogelijkheid om fiets af te spuiten
  • Stands van sponsoren
  • Sportmassage

Faciliteiten onderweg

Ook onderweg zijn faciliteiten voor de deelnemers een meerwaarde voor je evenement. Zorg bijvoorbeeld voor verzorgings- en controleposten onderweg. Iets te drinken en eten wordt enorm gewaardeerd. Zorg wel dat er voldoende is voor alle deelnemers en dat je op de plek blijft totdat de laatste deelnemer langs is geweest. Het is handig om ook een EHBO-set op de verzorgingspost te hebben liggen.

Heb je een verzorgingspost onderweg? Houd hem open tot de laatste deelnemer is geweest!

EHBO-wagen en materiaalwagen

Heb je een EHBO-wagen rondrijden? Veel tochten combineren dit met een materiaalwagen. Neem het volgende gereedschap  mee in de auto:

  • Cranktrekker
  • Hamer en drevel
  • Pedaal-, balhoofd- en bracket- en spaaksleutels
  • Plakgereedschap
  • Pomp en verloopventiel
  • Ring-, steek- en inbussleutels
  • Schaar
  • Poetslappen
  • Reinigingsmiddel voor de handen 
  • Bandenplakkers
  • Binnen  en buitenbanden (diverse maten)
  • Olie
  • Rem  en versnellingskabels
  • Spaken
  • Tape