Tips voor het organiseren van je tocht

Sponsoring

Sponsoring

Sponsors werven kan een uitdagende klus zijn.  Het kan behoorlijk zoeken zijn naar de juiste match tussen een bedrijf en jullie tocht. Bijna alle grote tochten zijn tegenwoordig in zekere mate gesponsord. Dat kan variëren van een logovermelding in een advertentie in de NTFU-kalender tot directe naamverbinding aan het evenement. 

Sponsoring kan op drie manieren:

  • In geld: de sponsor geeft een vast bedrag, dat naar eigen inzicht kan worden besteed.
  • In bijdrage: de sponsor neemt bepaalde uitgaven voor zijn rekening, zoals kosten voor drukwerk, promotie, of herinneringen.
  • In natura: de sponsor verstrekt attenties voor de deelnemers, stelt auto's ter beschikking of verzorgt de inschrijving.

Wat heeft mijn tocht aan een sponsor?

Stel jezelf vooraf de vraag waarom jullie een sponsor nodig hebben en wat jullie een sponsor te bieden hebben. Zoals hierboven al duidelijk wordt hoeft jullie tocht niet alleen financieel voordeel te hebben van een sponsor, zij kunnen je ook helpen met promotie, materialen of kennis. Denk daarom voordat je sponsors gaat werven goed na over wat je van een sponsor verwacht, welk type sponsor je wilt werven, hoeveel sponsors je wilt werven en tot welke prijs. Dit noemen we het sponsorbeleid. Daarnaast wordt jouw club met een sponsor geïdentificeerd, denk dus goed na welke sponsor je aan je wilt verbinden! Vergeet ook niet om sponsors op elkaar af te stemmen: ze willen niet verdrinken tussen of concurreren met andere sponsors.

Wie werft er sponsors binnen de vereniging?

Bedenk goed wie je binnen jouw club sponsors laat werven, omdat deze persoon met meerdere clubevenementen en verenigingsbrede sponsors rekening moet houden. Vraag iemand die makkelijk praat, zakelijk handig is en inzicht heeft in de (on)mogelijkheden van de vereniging. Zorg als toercommissie dat je niet op eigen houtje sponsors werft, maar stem dit altijd af met het bestuur.

Hoe werf ik sponsors?

Stap 1: maak een longlist

Maak een longlist van potentiele sponsoren en inventariseer binnen jullie vereniging welke contacten er vanuit de vereniging al met bedrijven zijn en welke contact jullie leden met deze maar mogelijk met en bij andere bedrijven hebben. Als je ergens geïntroduceerd kunt worden maakt dat de entree vele malen eenvoudiger dan wanneer je koude acquisitie moet plegen. Vaak hebben clubs onder hun leden een invloedrijke werknemer van een bedrijf, dat wel als sponsor wil optreden. Houdt die contacten altijd zakelijk, om te voorkomen dat je als organisatie afhankelijk wordt van dat ene lid.

Stap 2: maak een shortlist en neem contact op

Maak samen met de sponsorwerkgroep of sponsorcommissie van de long list een short list en probeer een afspraak te maken. Soms zal gevraagd worden om informatie per mail. Soms moet je later terugbellen. Soms zal geschermd worden met jaarbudgetten, waarover vaak na de zomer wordt beslist. Dat houdt in dat je een vraag om sponsoring, zeker bij grote bedrijven en als met de sponsoring grote bedragen gemoeid zijn, meer dan een jaar van tevoren neer moet leggen. Leg afspraken die je maakt vast en volg deze nauwgezet op. Je bent er niet met één telefoontje om een sponsor overreden. Heb dus een lange adem!

Stap 3: bereid een presentatie voor

Mag je op gesprek komen? Zorg dan voor een pakkende presentatie. Er zijn nog sponsoren die het gewoon ‘leuk’ vinden om een evenement te sponsoren, maar steeds vaker vraagt een sponsor om een tegenprestatie of heeft hij een bepaald doel voor ogen (zoals de verkoop verhogen, de naamsbekendheid vergroten of het imago verbeteren). Zorg daarom voor een presentatie waarmee je het evenement weet te verkopen. De ‘elevator pitch’ moet je midden in de nacht op kunnen dreunen. Een aantal tips voor je presentatie:

  • Kleed je presentatie aan met mooie foto’s
  • Deel cijfers, denk aan vrijwilligersuren, aantal deelnemers (door de jaren heen) en het budget.
  • Deel kennis over je deelnemers, zoals geslacht, leeftijd en woonplaats
  • Laat je bereik zien. Vertel hoeveel personen je website bezoeken, wat jullie met sociale media doen en aan hoeveel mensen jullie een nieuwsbrief versturen.

Stap 4: In gesprek met de sponsor

Vertel aan tafel over je evenement, maar luister vooral goed! Wat zijn de bedrijfsdoelstellingen en uitdagingen het bedrijf? Ga op zoek naar gemeenschappelijkheden. Dit helpt je een krachtige boodschap te formuleren waarmee de potentiële sponsor antwoord krijgt op de vraag ‘What’s in it for me?’. Maak een gespreksverslag en deel de inhoud daarvan met je gesprekspartner.

Stap 5: Stel een sponsorcontract op

Gaandeweg merk je dat sponsoring door dit bedrijf kansrijk zou kunnen zijn. Stel dan een conceptovereenkomst op. Maak duidelijk wat er precies wordt geleverd en welke tegenprestatie daar tegenover staat. Heb je meerdere sponsors? Zorg dan dat je evenveel vraagt voor een bepaalde bijdrage. Komen diverse sponsors bijvoorbeeld met hun logo in het drukwerk te staan? Laat alle sponsors dan hetzelfde betalen.

Sponsoring op de dag zelf

Het is handig om op de dag zelf een coördinator Public Relations aan te stellen. Deze houdt zich bezig met promotie, publiciteit, aankleding en ontvangst van relaties en sponsors. Taken kunnen zijn:

  • Het inrichten van een informatiestand
  • Ontvangen, inlichten en begeleiden van vertegenwoordigers van de media
  • Plaatsen van spandoeken, vlaggen, reclameborden en andere uitingen
  • Ontvangen, begeleiden en eventueel helpen van standhouders
  • Zorgen dat aanwezige sponsoren worden voorzien van eten en drinken

Wil je eens sparren over de sponsoring van jouw evenement? Bel of mail ons en één van onze collega’s van de marketingafdeling denkt graag met je mee!