Tips voor het organiseren van je tocht

Afronding & evaluatie

Afronding & evaluatie

Je evenement zit er op! Hopelijk was het een groot succes en kunnen jullie tevreden terugkijken, maar voordat het zover is moet er eerst nog gewerkt worden. De startlocatie moet worden opgeruimd en materialen (zoals pijlen, vlaggen, spandoeken, borden en dranghekdoeken) moeten worden afgevoerd. Ook het kasresultaat moet worden vastgesteld en je moet afrekenen met de kantine, standhouders en EHBO.

Bedanken van vrijwilligers

Na de tocht kun je de vrijwilligers bedanken door direct na afloop een drankje te doen of hapje te eten. Zo kun je meteen horen hoe alles is gegaan vandaag. Vergeet niet om ook de mensen die langs de route een taak hadden te vragen om na afloop naar de startlocatie te komen.

Bedank vrijwilligers met een hapje of drankje achteraf, zo kun je direct horen hoe de dag is verlopen.

Afsluiting

In de weken na de tocht heb je nog een aantal zaken af te handelen, denk aan:

  • Het bedanken van o.a. de vrijwilligers, sponsoren en politie. Vermeld hierbij vooral hoe succesvol je tocht was.
  • De financiële afwikkeling: het uitbetalen van declaraties, openstaande facturen en het opmaken van het eindresultaat.
  • Het maken van het eindverslag (eventueel met foto’s).
  • Het schrijven van een persbericht voor relevante media en regionale kranten.
  • Het inplannen van een evaluatie met de werkgroep.

Plan de evaluatie met de commissie vooraf en verwerk opmerkingen direct in het draaiboek voor volgend jaar.

Evaluatie

Om ieder jaar het evenement te kunnen verbeteren, is het nuttig dat alle vrijwilligers kunnen aangeven wat volgend jaar beter kan of wat juist heel goed verliep dit jaar. Qua evaluatie kun je denken aan zaken als de routebeschrijving, het draaiboek, de uitvoering en communicatie. Het is het handigst om dit te doen als de tocht nog vers in het geheugen zit: op de dag zelf dus. Plan vervolgens met de commissie op een later moment een evaluatie, waarbij je alle verzamelde input van de vrijwilligers kunt bespreken. Prik de datum voor deze evaluatie al vooraf. Verwerk vervolgens alle opmerkingen direct in het draaiboek, zodat een vernieuwde versie klaar ligt voor het volgende jaar.