Het team

Een tocht organiseren kun je niet alleen, het op tijd betrekken van vrijwilligers is dan ook erg belangrijk. Stel zo vroeg mogelijk een toercommissie samen waarin ieder lid de verantwoordelijkheid krijgt over een bepaald deel. Je kunt hierbij denken aan coördinatoren voor de route, het inschrijfbureau, publiciteit, financiën, start- en finishlocatie en vrijwilligers. Zorg in elk geval voor een goede voorzitter en vergeet niet de gemaakte afspraken en keuzes vast te leggen. Afhankelijk van de omvang van je evenement en de eventuele extra’s kun je ervoor kiezen om onder de coördinatoren een aantal ‘subwerkgroepen’ te maken. 

Toercommissie

De toercommissie is als groep verantwoordelijk voor het goede verloop van het evenement. De coördinatoren van de verschillende werkgroepen zijn verantwoordelijk voor hun eigen onderdeel. Het kan daarnaast handig zijn om binnen de toercommissie één algehele coördinator aan te wijzen die beslissingen neemt bij calamiteiten en op de dag zelf checkt of alles verloopt zoals binnen de commissie is bedacht. Houd rekening met de volgende punten:

• Zorg voor een lijst van medewerkers per onderdeel
• Controleer of alle posten bemand zijn en of al het materiaal aanwezig is
• Check of alle taken naar behoren worden uitgevoerd en spreek hier zo nodig iemand op aan
• Zijn de vergunningen op locatie aanwezig en vallen de activiteiten onder de vergunningen
• Is de veiligheid gewaarborgd
• Check de voorziening van drank/eten, ook voor de vrijwilligers op locatie
• Zorg voor een passende afsluiting van de dag
• Onderhoud contact met de gemeente, politie, provincie, natuur- en landschapsbeheer en eventuele privélandeigenaren.

De vrijwilligers

De vrijwilligerscoördinator houdt het overzicht van de aangemelde vrijwilligers en overlegt met de verschillende coördinatoren wie waar ingedeeld wordt. Als vrijwilligerscoördinator zorg je daarnaast dat:

• Elke vrijwilliger weet wat hij moet doen en wie zijn aanspreekpunt is op de dagen rondom het evenement
• De vrijwilligers weten hoe ze langs de route op hun plek komen 
• Er een overzicht is van relevante telefoonnummers 
• Je zelf herkenbaar bent op de dag zelf
• Er catering en goede verzorging is geregeld voor de vrijwilligers
• Er een bedankje is na afloop.