Doel, doelgroep en onderzoek

Een tocht is geen fluitje van een cent, er gaat veel werk in zitten en je hebt veel vrijwilligers nodig. Voordat je een nieuwe tocht gaat organiseren, is het daarom belangrijk dat je nadenkt over het doel van de tocht en je leden en/of vrijwilligers meekrijgen in de visie die je hebt. Wil je er geld aan verdienen voor de clubkas, nieuwe leden werven of een goede relatie met de gemeente/bosbeheerder krijgen, het maakt in principe niet uit. Het belangrijkste is draagvlak. 

Doelgroep van de tocht

Bedenk voor wie je het evenement organiseert en wat deze doelgroep kenmerkt. Is jouw tocht er voor racefietsers en/of mountainbikers, mogen clubleden (gratis) meefietsen of wil je dat ze helpen bij de organisatie, wil je met name de fanatieke kilometervreter trekker of juist de minder prestatieve fietser. Denk hier goed over na en speel hierop in qua communicatie.

Zorg vanaf het begin voor genoeg draagvlak: betrek vrijwilligers en luister naar hun ideeën.

Grootte en uitstraling

Hoe groot wil je jouw tocht maken? En wat voor uitstraling wil je dat de tocht heeft? Natuurlijk kun je niet alles van tevoren inschatten, maar het is wel handig om een aantal basiskeuzes te maken:

• Aantal dagen en afstanden
• Aantal deelnemers (maak een schatting per afstand)
• Aantal vrijwilligers
• Bepaald thema, klimtocht, natuurbeleving, et cetera.
• Eenmalig evenement of voor meerdere jaren? 

Bedenk de specifieke kenmerken van je tocht

Zodra je weet waarom en voor wie je het evenement organiseert en je een goed beeld hebt van de globale opzet, kun je een aantal belangrijke kenmerken bedenken: 

• Zoek een geschikte datum, kijk bijvoorbeeld naar het jaargetijde, andere activiteiten binnen je club, in de regio en de beschikbaarheid van een accommodatie. Vergeet de datum ook niet af te stemmen met relevante partijen (zoals gemeente en landeigenaren) en andere clubs die een tocht in jouw omgeving organiseren (dit kan via de NTFU).
• Naam van de tocht
• Aantal startplaatsen
• Wel/niet gepijld
• Wel/niet GPS
• Wel/niet een herinnering
• Wel/niet uitgebreide service
• Wel/geen voorinschrijving

Bepaal het budget

Met het opstellen van een begroting krijg je inzicht in het financiële plaatje. Schat de uitgaven en inkomsten van je tocht reëel in. Som alle onderdelen van je tocht die geld kosten of geld opleveren onder elkaar op. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de voorbeeldbegroting die je onderaan de pagina kunt downloaden. Houd de begroting regelmatig bij, bijvoorbeeld als je offertes ontvangt, zodat je een realistisch overzicht over de financiën houdt.

Onderzoek de haalbaarheid

Toets vervolgens de haalbaarheid van je tocht met de checklist die je hieronder als PDF kunt downloaden. Is jullie tocht haalbaar? Leuk, dan kun je beginnen met het organiseren van je tocht! Mocht je niet in het bestuur zitten vergeet dan natuurlijk niet om het bestuur vooraf in te lichten.

Vragen over het organiseren van je tocht? Neem dan gerust contact op met Caroline Lit, via carolinelit@ntfu.nl.

Documenten