Er is iemand binnen onze club overleden, wat kunnen we doen?
Helaas gebeurt het bij iedere vereniging wel een keer: iemand binnen de club overlijdt. Als bestuur weeg je in zo’n geval af op welke manier je hier aandacht aan besteedt. Ieder sterfgeval is anders en daarom is de belangrijkste tip die we kunnen geven: doe wat goed voelt. Daarnaast geven we je in dit artikel een aantal handvatten waar je verder aan kunt denken.
Gradaties
Het is goed om je te beseffen dat er allerlei gradaties zijn in de vorm en mate van clubrouw. De acties die je onderneemt na het overlijden van bijvoorbeeld een erelid zullen anders zijn dan de actie bij het overlijden van de vrouw van een (inactief) lid. Daarnaast heeft een overlijden tijdens een verenigingsactiviteit – bijvoorbeeld een clubrit of een toertocht – meer invloed op het verenigingsleven dan wanneer iemand overlijdt op een moment dat de club minder actief is (de vakantieperiode bijvoorbeeld).
Stel één bestuurslid aan als contactpersoon die op de hoogte is van alle afspraken en initiatieven en het contact met de familie heeft.
Contactpersoon
Het is handig om één bestuurslid aan te stellen als contactpersoon. Laat al het contact en de afspraken die gemaakt worden via hem of haar lopen. Op deze manier is er één iemand die het overzicht heeft over de gemaakte afspraken en initiatieven. Ook is het heel belangrijk dat deze persoon de wensen van de nabestaanden kent en hier rekening mee houdt bij het maken van keuzes. Stel hem/haar dus ook aan als contactpersoon van de vereniging voor de nabestaanden.
Trainingsritten
De vraag is natuurlijk of clubactiviteiten door moeten gaan of dat je alles stillegt. Er zijn daarvoor meerdere opties, weeg zelf af wat goed voelt.
- Geen trainingsritten - Het is mogelijk om de clubritten niet door te laten gaan. Je kunt er in zo’n geval bijvoorbeeld voor kiezen om in plaats van een clubrit een bijeenkomst te organiseren om de overledenen te herdenken.
- Fietsen met rouwbanden - Het is mogelijk om tijdens een clubrit met rouwbanden te fietsen. We adviseren om direct de eerstvolgende clubrit na het overlijden met rouwbanden te fietsen. Maak dit (ruim) vooraf bekend bij je leden.
- Eén minuut stilte voor een clubrit – Je kunt ook voor vertrek één minuut stilte houden. Verzamel op een rustige plek met weinig omgevingsgeluid en zorg dat er iemand is die de minuut stilte aankondigt en de tijd in de gaten houdt.
De vlag halfstok
Heb je een clubhuis, dan kun je overwegen om de vlag halfstok te hangen. Zorg er voor dat zoveel mogelijk leden weten waarom de vlag halfstok hangt. Haal de vlag binnen als het complex wordt gesloten of anders uiterlijk een half uur voor zonsondergang. Zorg voor een aangepast geluidsniveau in het clubhuis en hang geen andere (sponsor)vlaggen op. Deze periode duurt vanaf het moment van overlijden tot en met de uitvaart.
Een bericht in de regionale pers
Je kunt ervoor kiezen om een bericht in de regiokrant te plaatsen namens het bestuur en de leden van jullie vereniging. In het clubblad, de nieuwsbrief of op de website kun je een in memoriam plaatsen, zodat het overleden lid wordt herdacht.
Inrichten van een gedenkplek of een plechtigheid organiseren
De situatie kan zo zijn dat de vereniging het initiatief neemt om een gedenkplek in te richten of een plechtigheid te organiseren. Bedenk of het inschakelen van deskundige hulp hierbij gewenst is. Mocht je hier advies over willen dan kun je contact opnemen met Martine van de Veen via mvandeveen@ntfu.nl.
Bijwonen van de uitvaart
Je kunt met een aantal (bestuurs)leden de uitvaart bezoeken, maar hou wel rekening met de wens van de nabestaanden. Leg vanuit het bestuur het liefst vooraf vast in welke gevallen jullie voor een krans of bloemstuk zorgen en in welk geval er namens de vereniging wordt gesproken. Hebben jullie dit niet vastgelegd, denk hier dan voor nu samen (kort) over na en maak een afweging. Op een later moment kun je dit dan met elkaar uitgebreider bespreken en een document hiervoor opstellen.
Vergeet niet dat verwerking lang kan duren. Hou hier rekening mee, toon interesse en geef iedereen de tijd om het verlies op eigen wijze te verwerken.
Begeleiding van de betrokkenen
Heeft het overlijden plaatsgevonden tijdens een verenigingsactiviteit? Denk dan ook aan de nazorg voor diegenen die getuige zijn geweest. Je kunt bijvoorbeeld een aparte bijeenkomst organiseren om de direct betrokkenen de mogelijkheid te geven om hun gevoelens te uiten. Overweeg ook om professionele hulp (bijvoorbeeld Slachtofferhulp) in te schakelen.
Persoonlijke aandacht
In de periode na de uitvaart pakt iedereen uiteindelijk het dagelijks leven weer op en gaat de club verder. Vergeet niet dat verwerking lang kan duren. Hou hier rekening mee, toon interesse en geef iedereen de tijd om het verlies op eigen wijze te verwerken. Ook bij het overlijden van een naaste van een clublid is het belangrijk om hier aandacht en zorg aan te blijven besteden.
Heeft er een fietsongeval plaatsgevonden waardoor het lid is overleden? Meld dit dan binnen 24 uur bij ons in verband met de verzekering.
Neem (binnen 24 uur) contact met ons op
Een overlijden binnen een vereniging zorgt altijd voor hectiek en een drukke periode. Wil je hier wat hulp bij, dan kun je contact met ons opnemen. Wij denken graag met je mee en geven je advies over de stappen die je als bestuur kunt zetten. Uiteraard helpen we je ook met de praktische kant, zoals het opzeggen van het lidmaatschap en eventuele verzekeringszaken. Is er een fietsongeval gebeurd waardoor het lid is overleden? Meld dit dan binnen 24 uur aan ons in verband met de verzekering. Neem hiervoor contact op met Martine van de Veen 0318-581300.