Communicatie tussen leden

Het lijkt zo vanzelfsprekend, maar goede communicatie binnen je vereniging is erg belangrijk. Op deze manier blijft de sfeer goed, weet iedereen wat de afspraken zijn en zijn mensen niet verrast over een besluit dat ‘zomaar’ genomen is. Vergeet dus niet om hier als bestuur regelmatig aandacht aan te besteden!

Kies de juiste kanalen

Voor de interne communicatie (de communicatie binnen je vereniging) is het met name belangrijk om te kiezen welke communicatiekanalen je gebruikt en welke informatie je per kanaal deelt. Ieder medium heeft andere eigenschappen en iedere eigenschap wekt bepaalde verwachtingen op bij leden. Bijvoorbeeld:

• Een WhatsApp-groep – een manier om snel iets te delen met de hele club, maar spreek wel goed af wat er in de WhatsApp-groep wordt besproken. Een hoos aan onbelangrijke berichten zorgt ervoor dat informatie die er toe doet ondersneeuwt en niet gelezen wordt.
• Een WhatsApp-bericht naar één persoon – een manier waardoor je snel reactie krijgt
• Een mailtje naar een bepaald persoon of kleine groep – ook hierdoor krijg je relatief snel een reactie
• Facebook – geeft de mogelijkheid om een reactie te plaatsen die iedereen kan lezen
• Nieuwsbrieven – dit is éénrichtingsverkeer, maar geeft wel de mogelijkheid om te delen wat je wilt delen. Hou er wel rekening mee dat een nieuwsbrief alleen niet genoeg is: niet alle leden zullen dit lezen, waardoor je een grote groep mist.
• Website – is jullie website er voor de buitenwereld of gebruik je hem ook voor zaken die belangrijk zijn voor leden? Maak daar een keuze in en zorg dat je de website goed onderhoudt. Zodra leden weten welke informatie ze op de website kunnen vinden, zullen ze dit ook hier gaan zoeken. Ook voor de site geldt: het is éénrichtingsverkeer.

Denk als bestuur dus na welke informatie je via welk kanaal deelt. Als je dit consequent doet raken leden hier ook gewend aan weten ze welke informatie ze waar kunnen verwachten.

Praat ‘live’ met je leden

Tot slot: als het over communicatie gaat, gaat het vaak over digitale kanalen. Maar vergeet niet om als bestuur ook ‘live’ met je (potentiële) leden in contact te treden, simpelweg door met ze te praten en bellen! Op die manier kun je makkelijker ideeën oppikken, vragen/frustraties wegnemen, mensen aanspreken op hun gedrag, et cetera. Mensen waarderen het enorm als je even de tijd voor ze neemt.