21 november 2018

Tips van Golazo en Le Champion: hoe maak je van jullie tocht een daverend succes?

Tips van Golazo en Le Champion: hoe maak je van jullie tocht een daverend succes?

Het organiseren van een evenement heeft nogal wat voeten in de aarde. Het actief werven van deelnemers is een van de belangrijkste aspecten om je evenement tot een succes te maken. Wat kun je als vereniging leren van grote evenementenorganisaties als Golazo en Le Champion?

Zorg dat je uniek bent

“Het eerste waar wij over nadenken wanneer we een evenement organiseren is wat voor unieks we de deelnemers kunnen bieden. Het liefst iets wat er nog niet is”, vertelt Dimitri Bonthuis van Golazo. “Zo organiseren wij bijvoorbeeld de Harbour Tour, een tocht door de Rotterdamse haven. Op voorhand lijkt dat een industriegebied, maar we hebben gezorgd dat je over haventerrein mag rijden met je racefiets, tussen de containers door en langs de hijskranen. Dit gebied is normaal gesproken niet toegankelijk en dat maakt het evenement uniek en bijzonder.”

Zorg dat je tocht eruit springt

Om potentiële deelnemers te bereiken, is het belangrijk om de publiciteit op te zoeken. “Bij Golazo hebben we het voordeel dat we deelnemers van eerdere evenementen kunnen benaderen. Daarnaast maken we gebruik van de NTFU-kalender om onze toertochten aan te kondigen. Zorg voor volledige informatie en zorg ervoor dat je evenement eruit springt tussen de anderen. Ook hier werkt een uniek concept in je voordeel en zal de lokale media eerder wat over je evenement schrijven”, vertelt Dimitri. 

Persberichten sturen niet altijd effectief

Erik Tolboom, PR Coördinator bij Tempo Soest, dat dit jaar Start2Bike organiseerde, weet dat het niet eenvoudig is om door de lokale media opgepakt te worden. “Voor de werving van deelnemers hebben wij verschillende keren persberichten naar de lokale krant gestuurd, maar geen van die berichten werden geplaatst. Misschien omdat de cursus voor het zesde jaar op rij werd aangeboden en daarom weinig nieuwswaarde had, maar de echte reden weten we niet.” 

Persoonlijk contact en haakjes met de actualiteit

Het bereiken van de mijlpaal van 200 leden bij de lokale wielervereniging werd daarentegen wel door de lokale media opgepakt. In plaats van een persbericht te versturen, had de PR-commissie telefonisch contact opgenomen met de hoofdredacteur van de krant met de vraag of het nieuwswaarde had. “De krant hapte direct toe en legde zelf de link met de start van de Tour de France. Nog geen week later stond er een paginagroot redactioneel artikel inclusief foto’s in de krant”, laat Tolboom weten. “Om de kans groter te maken dat je persbericht geplaatst wordt, kun je zelf zoeken naar haakjes met de actualiteit.”

Zorg dat je bent waar jouw doelgroep is

Tegenwoordig is ook social media een belangrijk middel om voor meer publiciteit te zorgen. “Maar staar jezelf daar niet blind op. Zoek je doelgroep op en zorg dat je fysiek op bepaalde plaatsen aanwezig bent waar je doelgroep te vinden is”, adviseert Jan Willem, eventmanager bij Le Champion. “Sowieso is het belangrijk om vast te stellen wie je doelgroep is en op welke manier deze communiceert. Waar heeft je doelgroep behoefte aan qua content? Stel je boodschap daaropaf.”

Blijf verrassen, houd enquêtes

Als het balletje eenmaal aan het rollen is, wordt het ieder jaar makkelijker om deelnemers te trekken. “Zet je een geslaagd evenement neer, dan is de kans groot dat mensen elkaar daarover vertellen en kan je het jaar daarna vanzelf op meer deelnemers rekenen”, legt Dimitri van Golazo uit. Volgens Jan Willem (Le Champion) gaat groei gepaard met vernieuwing. “Je moet mensen blijven verrassen en prikkelen. Luister na ieder evenement naar wat mensen voor verbetering vatbaar vinden. Doe enquêtes en kijk wat er in de rest van de wereld gebeurt, zodat je kunt inspelen op trends en ontwikkelingen.”