8 augustus 2018

Betrokken en actieve leden bij WTC de Hellen

Betrokken en actieve leden bij WTC de Hellen

Bij WTC de Hellen worden leden op zoveel mogelijk manieren bij de vereniging betrokken. Zo hebben leden inspraak via commissies, kunnen zij van zich laten horen via de website en wordt de band met de vereniging versterkt door aanvullende activiteiten te organiseren. Dit resulteert in een actief ledenbestand en draagt bij aan het behoud van leden. 

WTC de Hellen telt ruim 200 leden van verschillende niveaus die onderverdeeld zijn in vijf snelheidsgroepen. “Qua fietsen zijn we misschien geen eenheid,” vertelt Cor Vermeer, secretaris bij WTC de Hellen. “Dat proberen we op het sociale vlak wel te zijn. Het draait bij ons niet alleen maar puur om het fietsen.” 

Ondersteuning van commissies

Opvallend is het grote aantal commissies dat het bestuur van WTC de Hellen ondersteund. Zeven commissies met ieder een eigen taak. Zo is de Toercommissie verantwoordelijk voor de tourkalender en regelt de evenementencommissie de activiteiten buiten het fietsen om, zoals een barbecue of fietsrit, waarbij ook het thuisfront welkom is. “Fietsen kan veel tijd opeisen, dan is het prettig als het thuisfront ook betrokken wordt bij de club,” legt Cor uit. De meest bijzondere commissie uit het rijtje is de ‘Lief en Leed’-commissie. “Zodra iemand gaat trouwen, vader of moeder wordt of een ongeluk krijgt en tijdelijk is uitgeschakeld, neemt de Lief en Leed-commissie contact op met het lid en wordt er een kaartje gestuurd of bezoek aan het ziekenhuis gebracht,” vertelt Cor.

Nieuwe leden verwelkomen

Daarnaast is er een Veldtoertochtcommissie die zich buigt over de jaarlijkse toertocht, een Sponsorcommissie, Websiteredactie-commissie en Veiligheidscommissie, welke zich ook ontfermt over nieuwe leden. Zodra een nieuw lid zich bij de vereniging meldt, krijgt deze een document mee waarin in een notendop wordt uitgelegd hoe de vereniging in elkaar steekt en welke veiligheidsregels worden gehanteerd. “De veiligheidscommissie zit er bovenop en benadert een nieuw lid ook om deze te laten wennen aan het rijden in een groep. Dan trekken ze er samen een middag op uit met daaraan gekoppeld een avond voor uitleg en worden de leden welkom geheten binnen de club. Dit wordt gewaardeerd door nieuwe leden,” vertelt Cor. “Deze commissies zijn simpelweg tot stand gekomen omdat wij gruwelijk actieve leden hebben. Daar hebben wij als bestuur niets aan hoeven doen,” vertelt Cor.

Terugkoppeling

Hoewel de commissies goed functioneerden, had het bestuur tot een paar jaar terug weinig zicht op de werkzaamheden die zij verrichten. “Daarom organiseren we tegenwoordig een jaarlijkse terugkoppel-avond waarop we bespreken welke taken de commissie heeft opgepakt, waar zij tegenaan is gelopen en waar het bestuur eventueel een helpende hand kan bieden,” vertelt Cor. “Dit zorgt voor meer interactie en een betere samenwerking tussen de commissies en het bestuur.”

Online communicatiemiddelen

Een andere manier om de kloof tussen het bestuur en de leden te verkleinen, is de uitgebreide website van WTC de Hellen, waar leden de ruimte hebben om ideeën en klachten achter te laten. Via een forum worden de leden met elkaar in contact gebracht. Daarnaast is er voor iedere trainingsgroep een WhatsApp-groep in het leven geroepen. “Hierin kunnen leden melden of zij wel of niet bij een rit aanwezig zijn,” legt Cor uit. “Natuurlijk zit er ook wat ruis tussen de berichten, maar over het algemeen werkt dit heel goed. Leden motiveren elkaar om te gaan trainen en dat zien wij terug in de opkomst.”

Actief ledenbestand

Dat de leden zo begaan zijn met de vereniging, komt ook van pas tijdens de jaarlijkse veldtoertocht die WTC de Hellen organiseert. Dan kan de vereniging steevast rekenen op de hulp van maar liefst 100 leden die zich als vrijwilliger aanbieden. “We hebben leden eigenhandig tot verkeersregelaars opgeleid en één van onze leden is huisarts, die offert zich dan een dag op om eerste hulp te verlenen,” vertelt Cor. “Alles wat we nodig hebben, vinden we binnen onze eigen vereniging.”