4 juli 2018

Een succesvol out-of-the-box evenement organiseren

Een succesvol out-of-the-box evenement organiseren

Tijdens Mountainbike Mania rijd je in het donker over een parcours met allerlei hindernissen. Het out-of-the-box evenement van SVDO Tourbuffels uit Hellendoorn wist het eerste jaar al duizend deelnemers te trekken en kan iedere editie op meer enthousiastelingen rekenen. 

Gekkigheid

Wat begon als een ludiek idee van een groepje vrienden, groeide uit tot een populair evenement in de omgeving van Hellendoorn. Mountainbike Mania heeft inmiddels drie succesvolle edities achter de rug. “We wilden zelf een toertocht organiseren, maar niet zoals alle andere tochten. Het moest onderscheidend zijn,” vertelt Koen Prinsen, die verantwoordelijk is voor de PR bij SVDO Tourbuffels. 

Creatief parcours

Mountainbike Mania bestaat uit drie parcoursen van 15 kilometer: één door het dorp, één door weilanden en één door het bos. Na iedere ronde kunnen deelnemers besluiten of zij stoppen, of doorgaan naar het volgende parcours. Gemiddeld staan er tien tot vijftien hindernissen op het parcours, waar de Tourbuffels ieder jaar opnieuw hun creativiteit op loslaten.

Een doolhof in het parcours

En daarbij is niet te gek. “Vorig jaar hadden we een doolhof in het parcours verwerkt, waarbij mensen uit route A, B of C konden kiezen. Alleen route C gaf de mogelijkheid om voor route D te kiezen, waarmee deelnemers uit het doolhof konden komen,” vertelt Koen. Naast de zelfontworpen hindernissen wordt er veel gebruik gemaakt van het glooiende terrein en de speeltuintjes in het dorp en ontbreken de flauwe grappen zeker niet. “Fietsers worden vaak gewaarschuwd voor wortels op het pad. Dat hebben wij ook gedaan. Daarna zagen fietsers een man in wortelpak rennen die achterna werd gezeten door iemand in een konijnenpak,” lacht Koen.

Vele handen maken licht werk

Het evenement leeft in het dorp en de organisatie kan dan ook rekenen op de hulp van 140 vrijwilligers. “In ons eentje kunnen we zo’n evenement niet organiseren,” benadrukt Koen. “We moeten routes bedenken, wegen afzetten, douchevoorzieningen regelen… Noem maar op.” Om de bewoners te betrekken wordt er jaarlijks een straatprijs uitgeloofd voor de mooist versierde straat. “Dat zorgt voor een leuk sfeertje en zo hoeven wij ons minder bezig te houden met de aankleding,” vertelt Koen. “De winnaars trakteren we op een barbecue voor de hele straat, samen met de tourbuffels.”

Geen sponsoren

De organisatie werkt niet met sponsoren. Het evenement wordt betaald door de deelnemers zelf. “Degenen die willen sponsoren, doen dat door middel van een dienst of gunst, zoals het openstellen van een vrachtwagen waar we doorheen kunnen fietsen,” vertelt Koen. “Van het inschrijfgeld gaat ook nog een klein bedrag naar S(up)port for Nature. Deze organisatie richt zich op het voorkomen van schade aan de natuur die wij belasten tijdens het fietsen.”

Weinig kosten, groot bereik

Via Facebook worden deelnemers maanden van tevoren al enthousiast gemaakt. “We maken een evenement aan en plaatsen regelmatig een gek bericht. Zo hebben we vorig jaar gezegd dat we tijdens het uitgraven van een hindernis op menselijke resten zijn gestuit. Bij de slager haalden we wat botten en daar maakten we een foto van. Dat wordt dan veel gedeeld,” legt Koen uit. Facebook wordt niet alleen gebruikt om het evenement te promoten, maar ook om deelnemers te betrekken. “We vinden het enorm belangrijk dat het contact persoonlijk blijft en dus reageren we op ieder bericht en vragen we volgers om ideeën in te brengen.” 

Om de kosten te drukken wordt er naast Facebook weinig aan promotie gedaan. Alle oud-deelnemers krijgen een e-mail en de organisatie beschikt over zes hekwerkbanners, waar ieder jaar alleen een nieuwe sticker met de juiste datum op wordt geplakt. 

Feestelijke afsluiter

Bij Mountainbike Mania draait het om meer dan fietsen alleen. Het evenement eindigt dan ook met een grootste afterparty voor zowel deelnemers als buurtbewoners. “Bijna iedereen komt wel even een kijkje nemen in de feesttent,” vertelt Koen tevreden.

Mountainbike Mania vindt ieder jaar in het najaar plaats. Meer informatie vind je op Tourbuffels.nl, inschrijven kan via Fietssport.nl.