11 juni 2018

Mountainbike Club Bar End organiseert het NK Mountainbike XCO

Mountainbike Club Bar End organiseert het NK Mountainbike XCO

De Apeldoornse Mountainbike Club Bar End organiseert op 21 en 22 juli het NK Mountainbike XCO 2018. De voorbereidingen voor het tweedaagse evenement zijn in volle gang.

Genoeg ervaring

Mountainbike Club Bar End heeft ervaring met de organisatie van talloze nationale en internationale wedstrijden, waaronder de Veluwse wintercompetitie, landelijke competitiewedstrijden, Topcompetitie, de Benelux Cup en in 2012 het NK voor de jeugd. Het NK Mountainbike XCO ontbrak nog op dat lijstje. “We hebben veel ervaring met het organiseren van wedstrijden en het leek ons leuk om het Nederlands Kampioenschap naar Apeldoorn te halen,” vertelt Ron Windhouwer, bestuurslid bij Mountainbike Club Bar End en projectleider van het NK Mountainbike XCO. 

Taken verdelen

In september kreeg Mountainbike Club Bar End van de KNWU de organisatie van het NK Mountainbike XCO toegewezen. “Ik heb direct een projectteam van zeven personen samengeteld,” vertelt Ron. “Iedere coördinator heeft zijn eigen verantwoordelijkheid: inschrijvingen, locatie en evenemententerrein, veiligheid en logistiek, wedstrijdparcours, vrijwilligers, PR en communicatie en Gemeente en Provincie. Regelmatig hebben we overleg om de voortgang te bespreken.”

Een flinke klus

Hoewel de vereniging genoeg ervaring heeft met het organiseren van wedstrijden, geeft Ron toe dat het organiseren van het Nederlands Kampioenschap geen eenvoudige klus is. Het kost hem gemiddeld zo’n zes tot acht uur in de week en hoewel het evenement in juli plaatsvindt, zijn in september de eerste stappen al ondernomen. “Het aanvragen van subsidies en regelen van sponsoren kost tijd. Daarbij moeten we aan strengere veiligheids- en communicatievoorwaarden voldoen dan bij een landelijke competitiewedstrijd.”

Twee dagen feest

De wedstrijd is verspreid over twee dagen en dat geeft ruimte voor side-events. Naast het regulier NK worden op de eerste dag een aantal evenementen voor de lokale bevolking georganiseerd, zoals een kidsrace, estafette-race, een wedstrijd in de G-klasse en een fun-wedstrijd. “We willen er een groot feest van maken voor deelnemers en bezoekers en pakken grootser uit dan we normaal zouden doen,” vertelt Ron. “Het evenemententerrein wordt ingericht als een soort feestterrein met een springkussen, muziek en eettentjes. Naast het wedstrijdterrein komt een tijdelijke camping.”

Veel enthousiaste vrijwilligers

De PR is vooral gericht op het trekken van bezoekers en deelnemers voor de nevenactiviteiten. “Voor het NK zelf hoeven we geen deelnemers te trekken. Iedere wedstrijdrijder wil daarbij aanwezig zijn.” Ron merkt ook dat het werven van vrijwilligers makkelijker gaat, omdat veel leden graag bij dit bijzondere evenement aanwezig willen zijn. “We hebben ruim honderd vrijwilligers nodig, maar het gros kunnen we uit de vereniging zelf halen. Dat we zaterdagavond een feest organiseren voor alle vrijwilligers, maakt het natuurlijk ook aantrekkelijk om te helpen.” Het draaiboek dat is ontwikkeld moet ervoor zorgen dat de organisatie niet voor verrassingen komt te staan. “Het organiseren van een NK is een serieuze aangelegenheid, daar kun je geen foutje maken.”