23 mei 2018

Oud-leden niet meer in NTFU-administratie

Oud-leden niet meer in NTFU-administratie

Je vereniging bestaat 50 jaar en je wilt een feestje organiseren voor alle oud-leden. Voorheen kon je in zo’n geval gegevens van oud-leden uit de ledenadministratie van de NTFU halen. In verband met de AVG gaat dit veranderen.

Vanwege de nieuwe privacywet AVG moet de NTFU voortaan de gegevens van oud-leden uit de administratie verwijderen. We hebben namelijk geen reden meer om die gegevens te bewaren (in tegenstelling tot een vereniging, want wie weet wil je binnenkort zo’n feestje geven). Dit betekent dat oud-leden straks niet meer terug te vinden zijn in ons systeem en dus ook niet in jullie administratie op NTFU.nl. Wil je toch een overzicht houden van oud-leden? Dan is het noodzakelijk hier zelf een procedure voor in te richten.

Alumniregister inrichten

De AVG verplicht organisaties om verantwoord met gegevens om te gaan. Dit betekent dat je moet kunnen aantonen waarom je persoonsgegevens bewaart en met welk doel. Wanneer je als sportvereniging gegevens van oud-leden wilt bewaren kun je dit verantwoorden. Er is namelijk een gerechtvaardigd belang om een alumniregister bij te houden. Neem daarom in het privacybeleid van jullie vereniging op dat je gegevens van oud-leden bewaart in het alumniregister. Mochten oud-leden hier geen behoefte aan hebben dan moet je hun gegevens verwijderen.

Het proces, doel, de grondslag en de gegevens die je bewaart kun je als volgt omschrijven:

  • Proces: alumniregister
  • Doel: oud-leden informeren en uitnodigen voor jubilea
  • Grondslag: gerechtvaardigd belang
  • Gegevens: NAW, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, eventueel functies die vervuld zijn binnen de vereniging

Export tot 1 augustus mogelijk

Tot 1 augustus 2018 kun je de gegevens van oud-leden downloaden via NTFU.nl, zodat je een bestand hebt van leden die per 31 december 2017 of eerder hebben opgezegd. Dit doe je via de button ‘Leden en oud leden exporteren’ op ntfu.nl/clubs/gegevens-club/ledenlijst. Alleen het bestuur en de ledenadministrateur van jullie vereniging hebben toegang tot deze pagina. Na 1 augustus verdwijnt deze button van de website en is het niet meer mogelijk om de gegevens van oud-leden op te vragen.

Ons advies: een jaarlijkse export

Ons advies is om jaarlijks voor 1 december een export te maken van de NTFU-ledenlijst en oud-leden op te nemen in het alumniregister, een document in beheer van jullie vereniging. Daarbij moet je gegevens die niet relevant zijn verwijderen. Denk bijvoorbeeld aan bankrekeningnummer, telefoonnummer in geval van nood etc.

0-1-1900

Download je het bestand via de button ‘Oud leden exporteren’? Dan zie je bij 'Lid tot' bij veel leden 0-1-1900 staan. Dit betekent ze nog gewoon lid zijn en hun lidmaatschap dus nog niet hebben opgezegd.