6 februari 2018

Het organiseren van een ploegentijdrit

Het organiseren van een ploegentijdrit

Eens wat anders organiseren dan de 'standaardactiviteiten', daar heeft TWC Oostrum wel ervaring mee! Door ander aanbod aan te bieden houden ze de club aantrekkelijk voor een breed pallet aan wielrenners.

Dit jaar organiseert TWC Oostrum in samenwerking met de Stichting Wielerpromotie Venray voor de derde keer een ploegentijdrit. In 2016 was het de eerste keer dat Sjaak betrokken was bij de organisatie van zo’n groot evenement. “Ik heb zelf altijd wedstrijden gereden, maar dan heb je niet in de gaten wat er achter de schermen allemaal gebeurd,” geeft Sjaak toe. Samen met de penningmeester van TWC Oostrum was hij verantwoordelijke voor de praktische zaken, zoals het uitnodigen van wielerploegen en uitstippelen van het parcours. Stichting Wielerpromotie Venray nam de zakelijke kant van het evenement voor haar rekening.

Vrijwilligers verzamelen

Met zijn tweeën kun je geen evenement organiseren, dus de eerste stap die werd gezet was peilen of er voldoende belangstelling was onder vrijwilligers bij de vereniging om een ploegentijdrit te organiseren. “Veertien vrijwilligers meldden zich aan. Dat was natuurlijk niet genoeg,” blikt Sjaak terug. “We wilden het toch proberen en omdat het evenement nog een paar maanden op zich zou laten wachten, gingen we er vanuit dat zich vanzelf meer vrijwilligers zouden aanmelden.” 

De grootste uitdaging was echter het aanvragen van een vergunning. Slechts drie dagen voor het evenement gaf de gemeente officieel haar goedkeuring. “Dat had te maken met de hoge veiligheidseisen die de gemeente stelde,” legt Sjaak uit. “We hebben veel maatregelen moeten treffen en hadden uiteindelijk tien verkeersregelaars en 35 vrijwilligers nodig om alles in goede banen te leiden.” 

Veel belangstelling

Via de lokale krant en televisie werd er bekendheid gegeven aan de ploegentijdrit. “Naarmate de wedstijddatum dichterbij kwam, groeide de belangstelling,” vertelt Sjaak, die geen idee had hoeveel inschrijvingen hij kon verwachten. “Bij 30 ploegen hebben we uiteindelijk een streep getrokken. De ploegentijdrit zou plaatsvinden op vrijdagmiddag en anders zou het te laat en te donker worden.”

De route van 13,8 kilometer die door de ploegen werd afgelegd heeft Sjaak in overleg met de penningmeester samengesteld. “Om zoveel mogelijk publiek te trekken wilden we beginnen en eindigen in het centrum van Venray. Daarna zijn we opzoek gegaan naar wegen die niet de provinciale wegen kruisten,” vertelt Sjaak. “Dat bleek een heel mooi parcours te zijn, waar we een dag van tevoren alleen nog wat steentjes van de weg moesten vegen.”

Lokale sponsors

De eerste editie zijn deelnemers vrijgesteld van inschrijfgeld om te voorkomen dat dit een drempel voor deelname zou zijn. Stichting Wielerpromotie Venray heeft via sponsoren en een kleine bijdrage van de gemeente de financiën rond kunnen krijgen. “Tijdregistratie werd geregeld via de plaatselijke atletiekvereniging, tafels voor het inschrijfbureau werden ter beschikking gesteld door een plaatselijke horecaondernemer en de prijzen werden gesponsord door een plaatselijke supermarkt en een café in de vorm van een boodschappenpakket en een bierton,” vertelt Sjaak. “Het tweede jaar hebben we een bijdrage van 20 euro per team gevraagd.”

Ook in 2018 zal er weer een ploegentijdrit plaatsvinden. Met de ervaring van de twee voorgaande edities op zak, kan de organisatie nu alleen maar meevallen. “Het parcours is ongewijzigd gebleven, het draaiboek hoeft slechts te worden aangevuld en ook de vergunning is sneller geregeld, omdat we precies weten welke informatie de gemeente wil hebben.” 

Foto: Simone Swinkels