5 maart 2018

Bestuurstaken overdragen aan leden

Bestuurstaken overdragen aan leden

Het bestuur van Toerclub Flevoland betrekt haar leden op bepaalde gebieden bij bestuurstaken. Dit is tijdbesparend, maar maakt de controlerende taak van het bestuur om alles in goede banen te leiden des te belangrijker.

“Door bepaalde taken door leden te laten uitvoeren, kunnen we het bestuur ontlasten,” legt Teun Putter, voorzitter van TC Flevoland, uit. “We willen als bestuur het overzicht en de controle houden, zonder er bovenop te zitten. Daar hebben we geen tijd voor.”

Opdrachtbrieven

In het verleden bestonden er bij TC Flevoland al een aantal commissies voor bepaalde activiteiten. “Dat wilden we beter reguleren,” vertelt Teun. “Daarom hebben we ‘opdrachtbrieven’ in het leven geroepen. Dat zijn geen juridisch bindende contracten, maar een aantal afspraken op papier waar alle betrokkenen hun handtekening onder zetten.”

In de opdrachtbrief staat het doel van de werkgroep omschreven, de werkzaamheden, het budget dat er tot beschikking is en bepaalde datums wanneer het bestuur terugkoppeling verwacht. “Vooral de momenten van terugkoppeling zijn belangrijk,” benadrukt Teun. “Zo houd je als bestuur de controle. In het verleden liep het wat minder gestructureerd en gebeurde het weleens dat er al budget was uitgegeven zonder dat het bestuur daarachter stond.” 

Een duidelijke opdrachtbrief werkt twee kanten op. “Het is niet alleen prettig voor het bestuur, maar ook voor de mensen in de werkgroep. Zij hebben zo duidelijk zwart op wit staan wat er precies van hun wordt verwacht,” legt Teun uit.

Evenementen en ledenwerving

Met name de organisatie van evenementen is iets wat het bestuur van TC Flevoland graag aan haar leden overlaat. Dan gaat het hoofdzakelijk om de jaarlijks terugkerende evenementen, waarvan het duidelijk is wat de bedoeling is. “Sporadisch komt het ook weleens voor dat er een clinic voor een externe partij georganiseerd moet worden,” vertelt Teun. “Dan moet je daadkrachtiger optreden en meer afspraken maken, dus haakt er een penningmeester of secretaris aan om dit in goede banen te leiden.”

Naast het organiseren van evenementen worden er ook leden betrokken bij het werven van nieuwe leden. “De werkgroep ledenwerving is ontstaan na verschillende brainstormsessies en bedenkt activiteiten om nieuwe leden te trekken,” vertelt Teun. “Deze werkgroep bestaat uit leden die zich spontaan aanboden, omdat zij zich hier geroepen voor voelden. De werkgroep staat onder leiding van een bestuurslid, waardoor opdrachtbrieven niet nodig zijn.”

Talent benutten

Mensen melden zich nu zelf aan om activiteiten van een werkgroep op te pakken, maar in de toekomst zou Teun het liefst zelf leden benaderen op basis van hun kwaliteiten. “Ik zou graag de kennis en ervaring van onze leden in kaart brengen, zodat duidelijk is welk lid we waarvoor kunnen benaderen en wij als bestuur de kwaliteiten van onze leden optimaal kunnen benutten.” Bij een toerfietsvereniging zit tenslotte meer talent dan fietsen alleen.