1 november 2017

Een beleidsplan voor én door leden

Een beleidsplan voor én door leden

“We kunnen als bestuur wel zeggen hoe we het willen hebben, maar als er onder de leden geen draagvlak is voor het beleidsplan, is het gedoemd te mislukken,” vertelt Jan Broeders, voorzitter van TWC Zevenbergen, die al langer met het plan rondliep om de leden meer inspraak in het beleid te geven. “De leden zijn uiteindelijk degenen waar het beleidsplan op van toepassing is, dus zij moeten er volledig achter staan.”

Van concept naar beleid

Om de leden op weg te helpen heeft Jan, samen met een ander bestuurslid en een gespecialiseerde afgevaardigde vanuit de leden, een conceptversie van het beleidsplan gemaakt. Het beleidsplan is onderverdeeld in 10 hoofdstukken: de visie van de vereniging, kernwaarden, gedragsregels, groei, samenwerking, veiligheid, maatschappelijke functie, communicatie, sponsoring, en commissies, vrijwilligers en bestuur ondersteuning. “Om het beleidsplan voor iedereen overzichtelijk te houden, hebben we de onderwerpen eerst kort en bondig omschreven. Dit zijn de uitgangspunten van het beleid en het deel dat alleen na voorlegging aan en goedkeuring van de leden kan worden aangepast. In de bijlagen volgen meer details. Op het moment dat een hoofdstuk gewijzigd moet worden, kunnen we de kernwaarde laten staan en hoeft alleen de bijlage aangepast te worden.”

Tijdens de ledenvergadering heeft het bestuur alle punten van het beleidsplan besproken en daarna hebben de leden 3 maanden de tijd gehad om hun visie en verbeterpunten door te geven. In principe heeft elk lid dus de mogelijkheid gehad tot inspraak, al is deze gelegenheid volgens Jan niet door iedereen benut. “De respons op de conceptversie van het beleidsplan was niet bijzonder groot. Dan kan twee dingen betekenen: óf alle leden zijn het ermee eens omdat het plan goed in elkaar zit óf het maakt ze weinig uit.”

Kleine aanpassingen

Uiteindelijk hoefden er alleen een aantal kleine aanpassingen gedaan te worden. Dat had veelal te maken met het gebruik van bepaalde terminologie. “Dat waren een paar dingen waarvan wij ook dachten ‘daar heb je wel gelijk in’. Het beleidsplan moet immers voor iedereen begrijpelijk zijn.” Daarna is het plan nog een keer bij de ledenvergadering gepresenteerd en werd het uiteindelijk unaniem goedgekeurd. “Er was geen onenigheid onder de leden, iedereen was vanaf het begin vrij positief. Meestal zitten er wel wat mensen bij die behoorlijk kritisch zijn, maar bij ons is het van een leien dakje gegaan.”

Meer fietsplezier

Het beleidsplan is sinds het nieuwe fietsseizoen van kracht. Volgens Jan gaat dit ervoor zorgen dat leden makkelijker op hun gedrag kunnen worden aangesproken. Ze hebben immers zelf hun goedkeuring gegeven voor het beleidsplan. “Omdat alle leden ermee akkoord zijn gegaan, kunnen we bij een overtreding nu makkelijker de vinger op de zere plek leggen. Dat is gunstig, want als iedereen zich aan de regels houdt, gaat het fietsplezier omhoog.”