TC Woensel zet Berg en Dal tocht uit met GPX

De route van de Berg en Dal tocht wordt niet meer handmatig uitgepijld, maar met GPS en voorrijders georganiseerd. Dit bespaart de organiserende vereniging TC Woensel uit Eindhoven een hoop werk én het wordt gewaardeerd door de individuele fietser.

Vanuit praktisch oogpunt besloot TC Woensel vorig jaar de toertochten in het vervolg niet meer uit te pijlen, maar met GPS aan te geven. “Uitpijlen deden we door handmatig bordjes op te hangen, maar dat is bij langere tochten een moeilijke en bewerkelijke organisatie”, stelt Egbert Vossen, betrokken bij de organisatie van de Berg en Dal tocht. “Om de kosten te drukken en efficiënter te werk te gaan, besloten we om door middel van GPX de route uit te zetten.”

Ruimte voor verbetering

De Berg en Dal tocht wordt nu digitaal geprogrammeerd, zodat deelnemers voorafgaand aan het evenement de rit als GPX-bestand kunnen opslaan in een navigatiesysteem. De overgang van uitpijlen naar rijden op GPS ging echter niet zonder slag of stoot. “De eerste keer was een fiasco”, herinnert Egbert zich. “Deelnemers konden op het laatste moment de GPX-bestanden niet downloaden en veel gingen ervan uit dat de tocht gewoon was uitgepijld.”

TC Woensel gebruikte de feedback van de deelnemers om het jaar daaropvolgend een aantal aanpassingen door te voeren. Zo werden onder andere voorrijders ingezet, zodat ook fietsers zonder GPS konden deelnemen. “De meerderheid heeft tegenwoordig wel een Garmin of ander navigatiesysteem, maar je kunt er niet vanuit gaan dat iedereen daarover beschikt”, weet Egbert. “Om deelnemers wat extra’s te bieden, besloten we de tocht met voorrijders te organiseren.”

Communiceer duidelijk dat de tocht niet uitgepijld is, waar de verschillende groepen starten en welk tempo zij rijden

Win-winsituatie

Tijdens de Berg en Dal tocht kiezen deelnemers uit een tocht van 100, 145 of 185 kilometer. Op elke afstand hebben zij de mogelijkheid om zich bij diverse snelheidsgroepen aan te sluiten. “Ervaren leden van de vereniging begeleiden de snelheidsgroepen in een tempo van 28 of 30 kilometer per uur. Voor de hele snelle jongens laten we dit achterwege, want dat zijn ervaren rotten die sowieso op GPS rijden.”

Niet alleen de vereniging profiteert van de nieuwe manier van organiseren, ook de fietser heeft hier baat bij. “Door het op deze manier te organiseren, merken we dat meer losse deelnemers zich aanmelden. Met name de beginnende fietser vindt het fijn om bij de hand te worden genomen en bij een groepje aan te kunnen sluiten.”

Zelf aan de slag

Geef in de communicatie duidelijk aan wat deelnemers kunnen verwachten. “Mensen willen weten waar ze aan toe zijn. Communiceer duidelijk dat de tocht niet uitgepijld is, waar de verschillende groepen starten en welk tempo zij rijden”, tipt Egbert. “Zorg dat de juiste informatie zowel op je eigen website als die van de NTFU en Fietssport staat en dat het GPX-bestand in ieder geval 14 dagen van tevoren online te downloaden is.”

Wij helpen je graag op weg

Bekijk hier meer tips voor het organiseren van je tocht. Heb je vragen? Neem dan contact op met Caroline Lit via carolinelit@ntfu.nl of bel 0318-581300.